Analítica de Ocupación y Uso de las Salas de Reunión para diseñar un entorno de trabajo más eficiente

Actualmente el personal de las empresas pasa una enorme cantidad de tiempo en espacios donde se comparten ideas, analizan progresos y resultados de los proyectos, se colabora, aprende, etc. En otras palabras, las reuniones son una parte integral de la vida empresarial. Las reuniones del personal laboral están en el corazón de la organización.

Es por ello, que analizar el uso de las salas de reunión puede decir mucho sobre la empresa desde el punto de vista del proceso y la productividad.

El uso de herramientas de análisis de sala de reuniones permite obtener métricas importantes relacionadas con las reuniones y así disponer de información que ayude a planificar mejor la disposición de salas y reducir el coste de las reuniones.

Ajustar el número de salas disponibles (o su tamaño) puede provocar una gran reducción en los costes de ocupación o una ampliación del espacio disponible para otros usos.

Comprender la utilización de las salas de reunión

Ocupación, tiempo, tasa de utilización y “tipo de sala de reuniones” son métricas importantes para determinar los espacios compartidos que debe poner a disposición la organización para su personal.

Al observar las tasas de ocupación y uso de las salas de reuniones, puede obtenerse una imagen clara de qué plantas o departamentos de la empresa están aprovechando sus salas de reuniones y en qué medida, contestar a cuestiones como ¿Tenemos suficiente espacio, o tenemos un exceso de capacidad?

Esta información es vital para la planificación del entorno de trabajo y tomar decisiones importantes sobre el diseño del espacio de oficina.

Monitorizando el uso y ocupación de las salas de reunión se obtiene métricas como las tasas de uso / ocupación de las salas de reuniones, información que revela cómo el personal laboral utiliza el espacio.

Así, por ejemplo, es posible que su equipo de ventas prefiera las reuniones tradicionales y formales en salas que estén equipadas con, por ejemplo, pantallas de presentación, proyectores o pizarras blancas. Por otro lado, es posible que su división de marketing prefiera entornos de reuniones más informales en espacios abiertos y no aproveche el mismo equipamiento de sala que el equipo de ventas. De hecho, estas reuniones relajadas son cada vez más frecuentes en la oficina actual. La cuestión es ¿los espacios de trabajo actuales apoyan este uso? ¿Se dispone de una cantidad correcta de estos “espacios de encuentro”?

Para encontrar el punto de equilibrio entre personas y salas de reunión se requiere el uso de sistemas y herramientas que realicen el control y seguimiento de la ocupación y uso de las salas de reunión y, en base al resultado obtenido, ajustar la disposición de salas compartidas acorde a la cultura y procesos del trabajo de la organización.

Encontrar patrones, medir hábitos y calcular la capacidad adecuada

Mediante un software de gestión de reuniones es posible conocer los hábitos de reunión, se determina cuántas personas en promedio usan las salas y que recursos fueron utilizados.

Algunas estadísticas sugieren que la mayoría de las reuniones se realizan por no más de cuatro personas. Sin embargo, puede ocurrir que ciertos departamentos tienen una necesidad constante de reuniones de un número mayor, como 8 o 12 personas.

Una vez obtenidos los datos, se puede reevaluar la eficiencia del entorno de trabajo. Si por ejemplo, se determina que las reuniones contienen un promedio de 4 personas, pero todas las salas de reuniones están establecidas para al menos ocho personas, habrá que considerar la posibilidad de hacer un mejor uso de este espacio, procediendo, por ejemplo, a la división de estas salas en otras más pequeñas.

Actualmente las salas de reunión pueden incluir sensores para monitorizar el uso y la ocupación real de las mismas, a la vez que se puede confirmar si la reunión reservada efectivamente se realizó, o bien, si la capacidad de la sala es acorde al número de asistentes.

De esta manera, se detecta si hubo “reuniones fantasma” o se utilizan salas sobredimensionadas, por lo que se hace un uso ineficiente del espacio.

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Cambiar el comportamiento y la cultura sobre la base de los datos obtenidos

El control y seguimiento de la ocupación y uso de las Salas de Reunión, ayuda obtener valiosa información sobre la cultura empresarial respecto el uso de las salas de reuniones. El análisis de la ocupación y uso de las salas de reunión, da una idea de cómo las salas son usadas y, por tanto, posibilita cambiar comportamiento ineficaces y la cultura de la organización.

Por ejemplo, se puede encontrar que algunos organizadores reservan salas que son mucho más grandes de lo que necesitaban, o bien, reservan por más tiempo del necesario. Sobre la base del análisis, se puede identificar al organizador y mostrarle el efecto que tiene su comportamiento en la empresa y motivarlo para mejorar su comportamiento de reserva en el futuro.

Igualmente, sobre los datos obtenidos en la monitorización del espacio compartido, puede replantearse la puesta a disposición de las salas de reunión, sus dimensiones y equipamiento.

Optimizar el uso de las salas de reuniones

El software de gestión de Reservas, combinado con el seguimiento real de la ocupación, ayuda a optimizar el uso de recursos compartidos facilitando la organización y programación de reservas, así como, la coordinación de la provisión de servicios asociados.

Estas soluciones tecnológicas posibilitan al facility manager el control y seguimiento del uso y ocupación de las salas de reunión, con lo que se puede maximizar el uso del espacio de trabajo disponible. Las métricas disponibles e informes de gestión posibilitan un análisis detallado de la tasa de ocupación y uso de los recursos de la organización, lo que facilita fundamentar cualquier decisión enfocada a la racionalización del espacio y recursos.

Igualmente, estas soluciones, facilitan disciplinar y racionalizar el uso del espacio compartido mediante:

  • La especificación e implantación de políticas corporativas y
  • Aplicación de políticas de repercusión de costes para fomentar el uso responsable de los recursos compartidos.

 

Roberto Rojas Gallego

Director General

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.

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