CAMBIO DE OFICINA: EL EMPLEADO ES EL FOCO

Durante los últimos años trabajando en empresas multinacionales, he tenido que hacer muchos cambios de oficinas. Cuando se plantea un cambio, por la razón que sea, frecuentemente por necesidades de negocio o ahorro de costes, hay que considerar muchos elementos a los que los Facility Managers estamos muy habituados.

Tanto si es un cambio de una empresa grande como una con pocos empleados, debemos trabajar con el mismo interés. La importancia de evitar perturbaciones en el negocio y mejorar la satisfacción de los empleados, afecta igualmente a las PYMES y a las grandes empresas.

Repasemos solamente algunos temas y acciones a tener en cuenta en todo cambio, y cómo podemos en cada caso hacer que el empleado se sienta satisfecho y motivado:

  • Planificación
  • Presupuesto
  • Productividad
  • Satisfacción

En la planificación hay que incluir las comunicaciones a los empleados

Sin lugar a dudas, el punto primero es fundamental. Sabiendo el plazo con el que contamos, tenemos que buscar proveedores, diseñar, ver qué cosas se reutilizan, y un largo etcétera que nos hará tener una lista de “to-dos” que puede parecer agobiante, pero que bien organizada nos ayudará en el proceso.

En el momento en el que se anuncia un cambio, a menudo hay una reacción emocional: empiezan las preguntas de cuándo será el cambio, dónde, será un sitio mejor, cómo va a ser, si se va a utilizar lo que hay, si va a ser todo nuevo, …

Dentro de la planificación, hay por tanto que incluir las comunicaciones a los empleados y la participación que van a tener en el proceso.

En la gestión del cambio es fundamental la implicación de los líderes.

Priorizar elementos en los presupuestos

En cuanto al presupuesto, aunque no siempre contamos con todo lo que nos gustaría, tenemos que pensar qué es lo que realmente importa y qué queremos conseguir.

Nuestro trabajo consiste en buscar cómo hacerlo para tener una oficina que cumpla con las expectativas y con los estándares.

Me gustaría desarrollar un poco este punto puesto que recientemente me he enfrentado a una situación similar y, después de darle muchas vueltas y buscar muchas opciones, puedo decir que me siento satisfecha con los resultados.

Para mí, y para casi todos imagino, hay cosas a las que no se debe renunciar cuando diseñamos un espacio de trabajo, siendo en todos los casos el empleado el centro del análisis:

  •  Mobiliario ergonómico
  •  Luz natural en la medida que sea posible
  •  Plantas / zonas verdes
  •  Espacios para reuniones (tanto formales como informales)
  •  Zonas de “esparcimiento”Todos los puntos parecen muy obvios, pero en ocasiones nos olvidamos de algunos de ellos, bien porque nos falta espacio o presupuesto. Tenemos que intentarlo.

Un par de ejemplos sencillos:

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Crear zonas verdes que hagan sentirse en contacto con la naturaleza: un vinilo con bosque de bambúes en el office cambió totalmente la percepción del espacio.

Por supuesto no hay que olvidarse de plantas naturales en distintas zonas de la oficina (no hace falta que sean muy grandes, las plantas crecen, y eso nos ayuda a reducir bastante el coste).

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En cuanto a zonas de esparcimiento, además de poner sofás y sillones, se compraron unos balones de pilates. También se podían haber puesto unos taburetes o unos pufs, pero el criterio fue que, de forma sencilla, se puede mejorar, aunque sólo a ratitos, la corrección postural.

Minimizar distracciones y sus efectos en el negocio

Hay que conseguir que los cambios no afecten negativamente a la marcha de la empresa. Además de las comunicaciones que hemos comentado en la planificación, el momento de la mudanza tiene que ser también minuciosamente estudiado.

Cuando hablamos de grandes empresas es cierto que se complica más. Debemos evitar horas de embalaje y desembalaje, y “horas muertas” en las que los empleados no puedan estar ni en las antiguas instalaciones ni en las nuevas. Se pueden hacer traslados escalonados gestionando muy bien las necesidades de los departamentos. Cada caso es diferente.

La satisfacción del empleado tiene que estar entre nuestras prioridades.

Si al final los empleados están incómodos y descontentos, nuestro trabajo no habrá conseguido el fin propuesto.

El compromiso de los empleados y de los líderes es vital para llevar a buen término cualquier iniciativa. Durante todo el proceso hay que tener presente a los empleados, las necesidades generales y las particulares. Incluso la fecha de la mudanza puede no ser la adecuada para algunos, bien por temas laborales o personales, y tenemos que ser capaces de gestionar también los casos individuales.

Las personas necesitamos saber que somos escuchados y que nuestra opinión cuenta. Las encuestas son importantes para conocer anónimamente el sentir y la percepción final de los empleados. Eso sí, la información obtenida hay que analizarla y estudiar los posibles puntos de mejora.

Tampoco debemos olvidar el agradecer a los empleados su flexibilidad y apoyo durante el proyecto.

Los cambios producen intranquilidad por lo desconocido, aunque pensemos que es para mejor. Por eso debemos ponernos en el lugar de los “afectados”, nosotros como Facility Managers estamos viendo los avances y es “nuestro” proyecto, con lo que lo vemos de forma muy diferente.

 

Maite Andrés

Comisión Research

IFMA España

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