Cambio de Paradigma: Smart Workplace

Para los que hemos empezado a trabajar en el entorno de trabajo 1.0 (silla, escritorio, teléfono fijo y máquina de escribir),todo esto está empezando a convertirse en algo que se escapa un poco de nuestro ámbito de entendimiento,ya que la evolución del Workplace ha resultado ser exponencial, obligándonos en muchos casos a reinventar nuestras formas de trabajar casi diariamente.

Siendo sincero y revisando retrospectivamente mi relación con el espacio de trabajo, el empuje de la tecnología ha sido la piedra angular para alcanzar los niveles más altos de eficiencia en nuestro trabajo y esto también ha tenido su reflejo en la evolución del Workplace.

Debemos de entender que los modelos de trabajos tradicionales, en su mayoría muy jerarquizados y demasiado rígidos, están en proceso de extinción y que las organizaciones deberán evolucionar rápidamente para poder ajustarse a la nueva realidad, es decir, adaptarse o desparecer.

La digitalización y la globalización están cambiando el Workplace. Están disolviendo las antiguas estructuras tradicionales, hecho que nos exige un alto grado de flexibilidad tanto por parte de las empresas como de sus empleados, partners, colaboradores, etc.

En el nuevo modelo de trabajo se les pedirá alas personas/trabajadores que integren su know-how, su creatividad, Business Focus y su intuición a las organizaciones para las que trabajen o colaboren.

Los niveles jerárquicos y la estructura actual de la mayoría de las organizaciones no encajan en este nuevo diseño de trabajo colaborativo. Por este motivo es que debemos tener especialmente cuidado al integrar a las nuevas generaciones tecnológicas (Millennial, Generación Z, etc.), ya que si la estructura no coincide con unos procesos más horizontales, las consecuencias pueden generar efectos secundarios como la desmotivación, la frustración y la más grave, las decisiones erróneas.

Esta nueva relación laboral se basará en la aportación de valor añadido entre organización y empleado, en comunidades de código abierto, donde todo el mundo es importante y donde el liderazgo se basará en habilidades y no en la autoridad formal. La base de las nuevas  relaciones serán la imparcialidad, el respeto y la confianza mutua.

Las tecnologías digitales han conducido a una fragmentación progresiva del modelo organizativo de la empresa, introduciendo nuevas realidades, nuevas lógicas y nuevas políticas. Los trabajadores son cada vez más sensibles y abiertos al uso de las tecnologías y a las nuevas fórmulas de socialización alternativa.

La apertura de las organizaciones al Smart Work no sería posible sin la evolución del Workplace.

Aparecen nuevos modelos como el Coworking, donde las empresas pueden aprovecharse de las sinergias generadas en su relación directa, la tecnología y espacios compartidos para abaratar los costes, y veremos también como empresas de distintos sectores llegarán a compartir los mismo RRHH, algo que hoy en día nos parece un disparate.

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Las oficinas del futuro cambiarán las dimensiones espaciales y temporales para apoyar una productividad marcada por la responsabilidad del trabajador hacia la consecución de los objetivos marcados por las organizaciones.

En este punto, lo importante no será la localización de nuestro Workplace, sino la dotación de equipamiento tecnológico, esa será la referencia.

El espacio de trabajo es cada vez más independiente del lugar donde como referencia debemos trabajar, de hecho, el lugar físico ya no es un requisito fundamental del trabajo, como consecuencia, cada vez se independizará más del perímetro físico (oficina) de la organización.

Cambiamos el concepto de habitador del espacio de trabajo, ya no solo es el empleado,dando mayor peso del equipo tecnológico (hardware y software) que le facilitarán las tareas y los procesos de relación con su organización. Nos movemos en un entorno de relación bimodal, físico y digital.

Pues sí, Workplace 4.0 ya está aquí y el lugar de trabajo y su entono capitalizará lo mejor de la evolución digital.

Interactuaremos con la tecnología Cloud, IoT, tecnologías móviles, señalización inteligente, pantallas táctiles, inteligencia artificial, aprendizaje automático, etc., y experimentaremos, colaboraremos y viviremos en nuestro Workplace aprendiendo todos de todos.

Nos encontraremos con nuevos espacios de trabajo con mesas inteligentes que nos servirán para consultar documentos, escribir sin teclado, tener videollamadas, etc., también con sillas inteligentes que avisarán si nuestra postura es adecuada, tiempos de descanso, etc. Apoyados por dispositivos Smart que podrán medir nuestros niveles de estrés, nuestros flujos de trabajo y ayudarán a optimizar el tiempo de traslado de un punto a otro dentro y fuera de las oficinas.

Lo más innovador se centrará en las salas de reuniones y zonas comunes, las cuales aprenderán de cada usuario sus necesidades, su formas de trabajar, que información necesitan y que medios utilizarán. Todas estas necesidades se dotarán automáticamente una vez aprendidas por el sistema, con la consiguiente mejora de satisfacción del empleado, la optimización de recursos y por consiguiente esto se transformará en ahorros, parte fundamental para alcanzar un nivel de competitividad máxima por parte de las organizaciones.

Esto nos obligará a optimizar el Workplace y lógicamente el espacio de trabajo se reducirá drásticamente. Desaparecerán el 50% de los puestos de trabajo como actualmente los conocemos (mesa, silla y cajonera) evolucionando a espacios más abiertos y colaborativos, espacios de ocio y recreo, donde podamos crear un entorno favorable para ayudar a conseguir un caldo de cultivo exitoso que impulse nuestro desarrollo profesional.

Todo esto está muy bien, ya tenemos la tecnología, el espacio de trabajo adaptado, la libertad para nuestros empleados, etc., pero hay algo que me preocupa y es que con esta nueva relación abierta entre trabajadores, espacio de trabajo y organizaciones pueda afectar al éxito de este nuevo modelo.

El fracaso de este modelo puede llegar por la confusión de límites entre el trabajo y el tiempo libre, entre el lugar de trabajo y el hogar. El trabajador tiene la responsabilidad de ofrecer la mejor versión de sí mismo dentro de este modelo de colaboración, con base en la responsabilidad y la obtención de los objetivos marcados por la organización.

Para finalizar solo quiero trasladar mi definición de Workplace, porque a día de hoy es la que en mi entendimiento mejor representa al entorno de trabajo.

La creatividad, las nuevas metas, los nuevos proyectos, las decisiones estratégicas de éxito no tienen relación con el espacio llamado oficina, sino con el entorno favorable que creamos dentro y fuera de ellas para poder desarrollar nuestras mejores habilidades”. Para mí esto es Workplace.

 

Pedro Gutiérrez Uceda
FM Director atLaboratorios Indas-DomtarPersonalCareEurope

Comisión Research
IFMA España

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