El control de la calidad del mantenimiento

Introducción

El control de calidad del mantenimiento gira en torno a la evaluación de la ejecución del mantenimiento, a la verificación de la existencia de registros de las actuaciones y al control de los parámetros de funcionamiento de los equipos y las instalaciones.

Los objetivos por las que se propone realizar un control que asegure la calidad del mantenimiento son las siguientes:

  • Garantizar la vida útil de las instalaciones y los elementos del edificio, evitando gastos imprevistos y prematuros por falta de correcto mantenimiento o control de parámetros.
  • Asegurar el valor máximo del activo, manteniendo las instalaciones en el mejor estado posible en función de su edad y servicio.
  • Dar un servicio adecuado a los usuarios del edificio, verificando que las instalaciones funcionan bajo sus parámetros nominales y adecuados.
  • Cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa que han debido de ser trasladados a los del departamento de mantenimiento en la elaboración de los procesos y procedimientos de mantenimiento.
  • Disponer de toda la documentación de mantenimiento que se debe ir generando a lo largo de la vida útil del activo, para dar cumplimiento a las diferentes normativas, mantener al día el libro del edificio y para la toma de decisiones.
  • Detectar durante las inspecciones, oportunidades de mejora y ahorro que optimicen los recursos de mantenimiento.

El desarrollo del servicio está encaminado a contribuir en el cumplimiento de los objetivos planteados. Los pasos que se proponen para llevar a cabo el servicio de control de calidad de mantenimiento son los siguientes:

  • Paso 1: Redactar el plan de control de calidad de mantenimiento.
  • Paso 2: Obtención y procesamiento de datos
  • Paso 3: Valorar los indicadores y concluir

Paso 1: Redactar el plan de control de calidad de mantenimiento

Para definir el plan de control de calidad de mantenimiento se deben establecer indicadores. Habitualmente, esta definición de indicadores se incluye en el pliego de condiciones utilizado para la licitación del servicio de mantenimiento en cuestión y es parte de los Acuerdos de Nivel de Servicio.

Los indicadores de control de calidad de mantenimiento los podemos dividir en cuatro grupos:

  • Indicadores de gestión documental.
  • Indicadores de mantenimiento ejecutado
  • Indicadores de estado y funcionamiento de equipos.
  • Indicadores generales.

Los valores de cada indicador se obtienen de un software de gestión documental, el software de gestión técnica del edificio (BMS o Building Management System) y de las auditorías de Control de Calidad de mantenimiento. El siguiente diagrama presenta qué grupo de indicadores se puede alimentar de cada sistema:

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Indicadores de gestión documental

Estos indicadores se obtienen directamente a través de la herramienta de gestión documental. Se deben definir los requisitos documentales de cada equipo, elemento, instalación o sistema, su periodicidad y las fechas concretas de obtención de cada documento.

Los requisitos documentales pueden ser normativos (por normativa estatal, autonómica o municipal) o bien por requisitos de calidad u otras razones que se puedan establecer. Hay que remarcar que muchas de las normativas a nivel estatal provienen actualmente de la trasposición de normativas europeas.

Indicadores de mantenimiento ejecutado

El control del mantenimiento ejecutado se realiza a través de auditorías a los activos observando el estado de mantenimiento, de funcionamiento y la regulación de los equipos, los sistemas y las instalaciones. Para definir el plan de control de calidad de mantenimiento ejecutado son necesarios los datos siguientes:

  • Inventario de equipos, sistemas e instalaciones, así como de otros elementos a evaluar.
  • Fichas estandarizadas de control de calidad de mantenimiento.
  • Determinación del muestreo de elementos a verificar en función de los objetivos, criticidad y otros criterios.

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La sistemática de verificación del mantenimiento ejecutado también aporta datos sobre el estado y funcionamiento de los equipos y los sistemas. Por lo tanto, este aparatado está íntimamente relacionado con el siguiente.

Indicadores de estado y funcionamiento de equipos

Además de concluir y obtener datos del aparatado anterior, es necesario definir los equipos que tienen un impacto más importe en la gestión energética y en la fiabilidad del edificio y monitorizar así sus parámetros principales.

Este apartado consiste en una primera fase en la que se definen los puntos a controlar y una segunda fase en la que se optimizan los procesos automáticos del BMS o sistema de gestión para ajustar consumos y funcionamientos de equipos. En muchos casos, supone incrementar algunos puntos de control y gestión y ajustar programaciones del BMS.

A modo de ejemplo se indican algunos de los sistemas que normalmente se aborda con estos indicadores:

  • Plantas enfriadoras: (programar el BMS para que obtenga estos datos y los compare con los nominales de forma continuada)
    • Condiciones exteriores de T y Hr
    • Temperaturas y presiones de condensación y evaporación
    • Temperaturas de agua a la entrada la salida del evaporador.
  • Ventiladores:
    • Consumos
    • Horas de funcionamiento
    • Control con sondes de CO2
  • Puntos de funcionamiento de bombas y ventiladores.
  • Mejor sistema de funcionamiento para torres de refrigeración (Combinatoria de elementos interno y de torres)
  • Horarios de funcionamiento.

Dentro de estos indicadores se debe incluir el análisis de las averías producidas en el periodo de evaluación, analizando la repetición de incidencias a través de la clasificación de forma estandarizada de los eventos.

Indicadores generales

Finalmente, se pueden definir y obtener otros indicadores tales como los siguientes:

  • % de cumplimiento de las órdenes de trabajo (OT) de mantenimiento preventivo.
  • % de cumplimiento de las órdenes de trabajo (OT) de mantenimiento correctivo.
  • Relación entre los tipos de mantenimiento.
  • Desviación respecto a los tiempos de mantenimiento previstos.
  • Planificación de tasques. Desviaciones y mantenimiento demorado.
  • Tiempo de respuesta
  • Tiempo de resolución

Paso 2: Obtención y procesamiento los Datos

Este paso consiste en recopilar los valores de todos los indicadores del paso 1 y ordenarlos para su evaluación.

Se deben de incorporar datos relevantes para la evaluación tales como eventos especiales, actuaciones extraordinarias, condiciones ambientales, comparativas con años anteriores, históricos, etc.

Resumiendo, el plan de control de calidad de mantenimiento, se obtendrán datos e indicadores procedentes de:

  • Gestor documental: Obtendremos el % de documentos recopilados y pendientes, no conformidades resueltas y pendientes y cumplimiento de la planificación. Además, obtendremos históricos de eventos y averías, agrupados por averías tipo, instalación, zona, etc.
  • Las auditorías de control de calidad de mantenimiento: Nos dará el % de puntos sin defectos, con defectos leves y con defectos graves de los equipos, elementos, sistemas e instalaciones. Además, nos permitirá tener una idea clara del estado, funcionamiento y existencia de patologías.
  • Del BMS, obtendremos históricos de funcionamiento, con parámetros y tendencias.
  • De los indicadores generales, se obtendrán datos a nivel global del servicio.

Paso 3. Valorar Indicadores y concluir

Todos los indicadores que se han definido pueden evaluarse de una forma objetiva y ofrecen un valor de cumplimiento.

Se debe de asignar un peso relativo a cada indicador, para ponderar los resultados y obtener una valoración global del servicio.

En algunos casos, se pueden definir que el cumplimiento del valor objetivo de algunos indicadores sea condición obligada para poder realizar la valoración global.

Finalmente hay que añadir que como se puede observar a lo largo de todo el documento, los indicadores no son el objetivo, si no que el objetivo es la correcta realización de todas las tareas, que finalmente se traducen en la obtención de indicadores con valores adecuados.

Conclusiones

El control de la calidad de los servicios consiste en:

  • Establecer para el servicio en cuestión los objetivos, que deben estar alineados con los del departamento y estos con los de la empresa.
  • Determinar los indicadores que permitirán evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados.
  • Definir una metodología de medición y obtención de datos.
  • Analizar los datos obtenidos, aplicando ponderaciones que den a cada dato su peso justo en el conjunto del servicio.
  • Evaluar y concluir para realizar mejora continua.

Las metodologías explicadas en este articulo son fruto de la experiencia de Simbioe y sus consultores en múltiples clientes y diferentes países a lo largo de los últimos 20 años.

 

Marc Blasco Chabert
Socio Director en Simbioe Facility Management
m.blasco@simbioe.es
www.simbioe.es

 

 

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