Cuando comenzamos a hacer Facility Management…

No se pasa de un modelo convencional de gestión de inmuebles y servicios, a uno de Facility Management mediante aportación de valor y con cierta actividad estratégica, de la noche a la mañana y mucho menos si el departamento de FM no tiene, ni la estructura ni el reconocimiento de la dirección de la organización para avanzar en este modelo, para comenzar, debemos tener entonces muy claro que la misión del Facility Management debe ser en todo momento, dar soporte a la organización en todo lo que necesite, como una actividad transversal y corporativa.

En este caso, entendemos el Facility Management como un modelo de gestión estratégico basado en tres pilares fundamentales como lo son: la transferencia de riesgos, el “Value for Money” o lo que es lo mismo, el valor real de los servicios y por último la mejora continua. Estos tres conceptos conjugados con otra serie de acciones, nos irán allanando el camino para avanzar en el desarrollo del modelo de FM que sea más ventajoso para la organización, teniendo en cuenta que cada empresa tiene sus propios problemas, necesidades y más aún, sus propias políticas desde donde se fundamenta su actividad y en donde el Facility Management puede ejercer su función en diferentes frentes como lo son los Facility Services, la eficiencia energética y la sostenibilidad, el diseño y la gestión de los entornos de trabajo, el Project Management, el Corporate Real Estate y la misma gestión de activos (Asset Management).

Una vez que el Departamento de FM tiene cierto reconocimiento por parte de la organización, ya sea como departamento independiente o que lo haga en dependencia de otro, situación muy habitual en nuestro país, esto no es ni bueno ni malo, es una situación organizacional simplemente, lo importante y antes de comenzar nada, es conocer muy bien cual es la estrategia y los objetivos de la organización para que la actividad del departamento de FM esté alineada con la de la empresa y sus procesos puedan estar estructurados, de tal forma que, ayuden en todo momento en la consecución de todas las metas, en cumplimiento de su misión.

 

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Ante los cada vez más frecuentes cambios en las empresas y el mercado en general, condicionados por la globalización, la tecnología, las nuevas generaciones y la competencia en general, los modelos convencionales de gestión de inmuebles y servicios están comenzando a verse como obsoletos, por su falta de dinamismo y que vagamente puedan aportar valor a la actividad de la empresa, por lo que la dirección y en particular todos los departamentos, deberán detallar muy bien sus necesidades para que el departamento de FM pueda dimensionarlos y convertirlos en servicios y con ello definir muy bien el qué, el cómo, el cuándo, para quienes, el con qué y con quienes se realizarán todas esas actividades, siempre teniendo muy en cuenta el presupuesto con el que se cuenta, el riesgo que se pueda asumir y el alcance que se desea de dichos servicios.

La correcta definición y dimensionado de todos estos servicios nos llevará luego a jerarquizarlos en un mapa de servicios, ya que, dependiendo de la actividad de la empresa o de un departamento en especial, habrá ciertas acciones que deban tener mayores prioridades según el riesgo que pueda existir, donde se deba ejercer un mayor control y con ello poder garantizar su disponibilidad sin que ello pueda llegar a afectar el correcto funcionamiento de la organización.

Ya en este punto, donde dimensionamos estratégicamente los servicios, es cuando estaríamos en otro nivel y la función del FM comienza a sentar las bases de una actividad, centrada en la estrategia, alineada con los objetivos de la organización, generando valor y manteniendo su premisa de dar soporte a la organización, pero ahora mediante una estructura centrada en procesos, buscando en todo momento la excelencia, generando sinergias para maximizar su operativa y garantizando el mejor funcionamiento interno de todo y de todos, ya que si todo funciona, el impacto en el confort y bienestar de la personas y la productividad empresarial, será mayor.

Facility Management será siempre una ventaja competitiva para cualquier empresa, siempre que se cuente con los profesionales más cualificados y se tenga plena autoridad para aportar todo su conocimiento y experiencia en el desarrollo de la organización es un departamento más que tiene todo por aportar para que el desarrollo de la organización sea el deseado y desde donde se puede dar un alivio importante a la cuenta de resultados, teniendo en cuenta que cualquier ahorro de costes no viene por una reducción en el servicio y la gestión sino por todas las sinergias que pueden conseguirse y la profesionalización de la actividad.

 

 

Hernando Gutiérrez
Gerente
IFMA España

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