Exceso de KPIs

KPIs

¿Qué significa la “K” de “KPI”?

Bien, sabemos que las siglas KPI significan Key Performance Indicator, o lo que es lo mismo, Indicador Clave de Rendimiento.

La “K” significa “Key”, es decir, “Clave”.

Por qué usamos indicadores.

En el mundo del Facility Management se le da mucha importancia a medir.

Por ello, siempre se buscan modos de poder asignar números, unidades, a cualquier concepto. Incluso se busca, en ocasiones, convertir algo cualitativo en cuantitativo, para luego medirlo y asignarle un valor.

Para ello, se definen “indicadores”.

Un indicador es algo que se puede medir, se le puede asignar un valor, dentro de una escala definida para él.

Por ejemplo, cuando se evalúa a un proveedor, podemos pensar que tal vez sea algo a considerar si es puntual o no.

Para ello, se define un indicador “puntualidad”, y se valora.

Dicha valoración entra dentro de una escala que se define también. Podemos así valorar “de 0 a 2”, o podemos valorar “de 1 a 100”, o “de 0 a 10″… lo que se defina.

Los pesos relativos de los indicadores.
En el afán de medir todo, se pueden definir muchos indicadores, e ir valorándolos uno a uno.

Al final, tenemos un conjunto de datos que puede ser muy amplio y detallado.

Pero a esto hay que darle una segunda vuelta de tuerca: ¿son iguales de importantes todos los indicadores?

Puede ser que decidas evaluar, en el mismo ejemplo de un proveedor de algún servicio, varias cosas, y generes para ello sus correspondientes indicadores, pero la lógica te dice que algo no cuadra.

Según la actividad que realice ese proveedor, seguramente hay algo que sea fundamental, que importe más que el resto de cosas.

Lo mismo ocurre con los procesos.

Piensa, por ejemplo, en un servicio de mantenimiento correctivo.

Tal vez puedas valorar si los empleados llegan correctamente uniformados, si su flota de vehículos es nueva, si las herramientas se renuevan cada año… pero seguramente, habrá cuestiones que te resulten más importantes en su actividad, como tal vez que usen EPIs adecuados, el tiempo de respuesta de diagnóstico… piensa lo que tú valores más.

Esto provoca que, si bien tú tienes una lista de muchos indicadores valorados, no consideres que todos deban influir igual en la puntuación final de tu tabla.

Si no haces este ejercicio, puedes encontrarte con que un proveedor de mantenimiento correctivo que no usa EPIs (equipos de protección individual) correctamente, obtiene una puntuación alta porque su flota de vehículos se renueve cada año…

Por eso, los PI (Performance Indicator) se ponderan.

Es imposible tener muchos KPI.

El uso de la palabra está demasiado extendido.
No todos los indicadores son KPI, solo aquellos que sean clave. De ahí esa “K”. Pero no es que lo diga yo, es que es imposible que sea de otra manera.

Veamos un ejemplo:

Tenemos una lista con 24 indicadores, todos ellos valorados y sin ponderar.

Veamos la gráfica.

easaedro-grafica-kpi-01

Vemos que, si bien algunos valores de PI son más altos que otros, no hay una ponderación que marque la diferencia.

Aunque el proceso o lo que estés evaluando tenga una puntuación baja en el PI-15, que es el más relevante, no tiene una gran influencia en el resultado, puesto que puede llegar a un valor total alto mediante la suma de los otros PI (todavía le quedan 23).

Date cuenta de que, a pesar de que hay algunos indicadores que pasan del valor de 100, no son decisivos para la puntuación final.

Por tanto, no podemos decir que sean “Indicadores Clave”, sino simplemente

“Indicadores”:
Veamos ahora qué pasa si ponderamos hacia unos pocos indicadores.

easaedro-grafica-kpi-02

Aquí la cosa cambia.

Vemos que hay claramente 3 indicadores cuyo peso relativo respecto del resto es muy alto.

Si sumamos todas las puntuaciones, nos da un valor de 3.373 puntos. Entre los 3 indicadores de mayor peso, suman 2.233 puntos.

Esto quiere decir que una puntuación baja en esos indicadores, pone muy difícil (si no imposible) obtener una buena puntuación final.

Es decir: si se quiere tener una puntuación final alta, sí o sí hay que tener una puntuación alta en esos 3 indicadores.

A efectos prácticos, el resto de indicadores se entiende como “matices”, que pueden llegar a ser un criterio de entre aquellos que cumplan con lo importante. Pero los que no cumplan con lo importante, no entran en los matices.

Por lo tanto, esos 3 indicadores son “Clave”, y sí que son “KPI”.
Si vas ampliando la importancia de otros indicadores, vuelves a la situación

inicial: todos tienen pesos relativos similares, y ninguno es clave.

No tienen por qué sumar 100.

Acabo de mostrar una gráfica circular con valores que no suman 100.

¿Cuál es el problema?

Ninguno.

Cada una de las porciones de la gráfica representa el espacio asignado a cada PI.

Si tú quieres que sume 100, perfecto. Si no, también perfecto.

Lo normal es hacerlo en 2 pasos.

Pensemos que cada PI lo valoras entre 0 y 10.

El que tenga un 10 en el PI-02, al aplicar la ponderación tendrá 48 puntos, que es el valor máximo que se le asigna, en el total, a ese indicador.

Por tanto, dentro de los 3.373 puntos que están en juego, tener un 100 de valoración en el PI-02 no te aporta demasiado. Como mucho, 48 puntos, que representan un 1’42% del total.

Sin embargo, si obtienes un 10 en el PI-21, al aplicar la ponderación tendrás 985 puntos, que representa un 29,20% del total. Si sacas un 4 en este PI, obtendrás 394 puntos… y así. Y esto sí que tiene relevancia para la puntuación final. Por eso éste es un KPI.

No obstante, si necesitas ver de lo que hablamos en términos de porcentaje para entenderte, aquí tienes la misma gráfica, pero sumando 100.

easaedro-grafica-kpi-03

Como ves, da lo mismo que sume 100 o que no sume 100. Eso, como mejor te apañes tú.

Lenguaje.

Lo que hemos hecho es demostrar, matemáticamente, la imposibilidad de que haya muchos KPI, porque el mero hecho de que haya muchos los convierte en simples PI, les quita la “K”.

En el mundo del Facility Management se da mucha importancia al lenguaje, tanta que se gasta bastante tiempo discutiendo si tal o cual cosa se puede llamar de una determinada manera o no.

El ejemplo más claro es la propia definición de Facility Management, sin ir más lejos.

Por tanto, si alguien que esté más arriba que tú en la jerarquía de la empresa te pide que le informes de algún proceso o de algún resultado, lo más probable es que te pregunte por los KPI.

Si tú contestas explicando un número elevado de KPI, tu superior jerárquico tendrá la sensación (sensación bien fundada, claro), de que no puede comunicarse contigo correctamente, porque no sabes lo que te está preguntando, no le entiendes.

Bueno, tal vez tú no tenías ese problema: y si lo tenías, acabamos de mandarlo al pasado. Ya no lo tienes, ya sabes por qué KPI solo puede haber unos pocos. Un saludo.

 

 

Eduardo Arazola: El exceso de KPI

Eduardo Arazola CPMO-CFMO

easaedro easaedro@easaedro.com www.easaedro.com

 

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