Facility Management con contratos de alquiler de corta duración

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La duración del contrato de alquiler es un factor de gran importancia a la hora de plantear la estrategia de Facility Management en una oficina, generando dificultades cuando se trata de plazos muy cortos.
Vamos a ver por qué:

 

El retorno de la inversión requiere tiempo.

El facilities manager ha de tener interiorizada la curva de recuperación de una inversión, sea cual sea la gestión que esté realizando.

De cualquier manera, el ROI (Return Of Investment) siempre juega con la variable del tiempo.

Lo más habitual es que una gestión requiera un desembolso inicial de dinero.

Si es rentable, lo que supondrá es algún tipo de ingreso o de disminución de gasto corriente, de tal manera que ese dinero que se ha utilizado inicialmente se va recuperando a lo largo del tiempo.

¿Cuánto tiempo?

El tiempo necesario para recuperar el desembolso inicial dependerá de la magnitud del ingreso o disminución de gasto corriente que se haya conseguido.

 

Suena obvio, pero para que el retorno sea rápido, caben fundamentalmente, 2 escenarios:

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  1. Desembolso inicial reducido:

 

    • Será más fácil recuperarlo en poco tiempo.

 

  1. El resultado de la gestión sea muy relevante:

 

    • Se haya obtenido un ingreso muy alto o una reducción de gasto tan alta que en poco tiempo se recupere el desembolso inicial.

En cualquier otro caso, hace falta más tiempo para volver al punto económico de partida.
Suena obvio, pero para que el retorno sea rápido, caben fundamentalmente, 2 escenarios:

La cuenta de resultados del Facilities Manager.

No todo el retorno de las gestiones del lugar de trabajo tiene por qué ser estrictamente económico.

Puede considerarse que, por ejemplo, mejorar la calidad de la comida del comedor de la empresa tiene un retorno en satisfacción de los empleados, incluso en disminución de absentismo laboral por causas de salud relacionadas con mala alimentación…

Es decisión de la empresa entender qué tipo de retorno de inversión considera válido dentro de su estrategia.

 

Pero ¿qué ocurre con el resultado económico del área de FM?

El departamento de Facility Management depende de cómo enfoque la empresa la cuenta de resultados de su área.

Es decir, cabe preguntarse qué ocurre con el FM cuando, gracias a una inversión del departamento, otros departamentos obtienen mejoras en sus resultados económicos.

Imaginemos que en una empresa se detecta que un determinado departamento tiene un gasto habitual grande en viajes.

Se estudia el caso, y la empresa decide que buena parte de esos viajes puede ser sustituida por videoconferencias.

La empresa encarga a su departamento de FM que instale un sistema de videoconferencia en una sala.

La compra y la instalación de ese sistema supone un coste, un desembolso económico, que presumiblemente se cargará al departamento de Facility Management como gasto, pues es algo así como una obra en la oficina.

A consecuencia de esa gestión, la empresa reduce su gasto “corriente” en viajes, y llega incluso a superar, en retorno económico, el coste inicial de la adquisición e instalación del sistema de videoconferencia.

La pregunta es: ¿qué ocurre con la cuenta de resultados del departamento de FM?

También aquí caben 2 escenarios:

  1. Que la empresa reconozca ese retorno en la cuenta de resultados de FM
  2. Que no lo reconozca

En el caso de que no lo reconozca, lo que encontramos es una cuenta del departamento de Facility Management deficitaria, lo cual no es nada bueno para los facilities managers, a pesar de que su gestión haya resultado beneficiosa para la empresa.

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Siempre puede haber alguien que, en algún momento, saque una gráfica de resultados económicos del departamento, vea números negativos y proponga tomar acciones al respecto a la Dirección de la empresa.

No caer en ver el FM como un gasto necesario.

Si la cuenta de resultados del departamento de FM se contabiliza sin considerar retornos que no sean directos, lo más normal es que el resultado sea deficitario.

En las empresas puede haber elementos que se consideren como “gastos necesarios”, que no tienen un ROI directo pero que hacen falta para la actividad de la empresa.

Por ejemplo, es difícil cuantificar un retorno económico de disponer en la empresa de una persona que descuelgue el teléfono y pase la llamada a quien corresponda pero, por otro lado, puede entenderse que sin esa persona la comunicación de los clientes con la empresa podría verse perjudicada.

De este modo, es posible que la empresa considere que disponer de esa persona no tiene un retorno económico directo, es un gasto, pero un gasto necesario.

Si al departamento de FM se le trata como una unidad de negocio con resultados económicos directos, hay un alto riesgo de que se le acabe considerando como un gasto necesario, especialmente cuando los contratos de alquiler de la empresa con el propietario del edificio son de corta duración.

Vamos a ver la gran relevancia que tiene este factor en la estrategia de gestión del espacio de trabajo.

Desencuentros entre propietarios e inquilinos.

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Lo más habitual es que las empresas alquilen locales en edificios de oficinas para instalarse durante un cierto tiempo.

Esto implica que, por una parte, la empresa dispone de su espacio de trabajo exclusivo, pero al mismo tiempo está dentro de un elemento mayor, que es el propio edificio, del que no puede disponer con total libertad.

El departamento de FM de la empresa tiene potestad sobre el espacio de trabajo exclusivo de la compañía, pero no la tiene respecto al edificio en el que se instala.

Aquí entra en juego la negociación.

Mejoras para todos pero tiempo insuficiente.

Vamos a usar un claro ejemplo que ya hemos utilizado en otras ocasiones, pero que es muy ilustrativo.

El departamento de Facility Management ve que el gasto corriente en energía eléctrica de la oficina es demasiado alto, y decide que va a poner en marcha algunos proyectos para reducir ese gasto corriente.

Como decíamos antes, vuelven a aparecer los mismos factores:

  • Un desembolso inicial que supondrá llevar a cabo el proyecto.
  • Un ROI en forma de reducción del gasto corriente en electricidad, que se va acumulando a lo largo del tiempo.

En la propia definición de los factores ya adivinas dónde está el problema si la duración del contrato de alquiler es demasiado corta: es más difícil que dé tiempo a que el retorno de la inversión llegue a completarse.

Si el proyecto de reducción de gasto corriente es de 2000, y la reducción de dicho gasto es de 100/mes, las cuentas más simplificadas nos dicen que hacen falta 20 meses para llegar al mismo estado económico del que se partió.

A partir del mes 21, existirá una reducción de gasto general, no solo del gasto corriente.

Pero si el contrato de alquiler es por 12 meses, lo máximo que se va a poder recuperar son 1200, lo que supone frente a los 2000 de desembolso inicial unas pérdidas de 800.

Para eso, no haces nada (siempre hablando en términos estrictamente de dinero).

La negociación con la Propiedad del Edificio.

Es posible que tu proyecto suponga una mejora para el local, que quedará ahí una vez tu contrato de alquiler expire, beneficiándose de ello el edificio.

También es posible que tu elevado gasto corriente se deba a algún elemento común del edificio sobre el que no tienes potestad como FM de tu compañía.

Por ejemplo, si parte de tu gasto eléctrico se debe a que la Propiedad te cobra una parte del consumo de la maquinaria general de climatización del edificio, tal vez pudieras obtener una reducción de gasto si esa maquinaria general se cambia por otra que consuma menos electricidad.

Sí, pero la Propiedad te va a preguntar por qué va a pagar el cambio de las máquinas (desembolso inicial) para que tú tengas una reducción de gasto corriente (ROI).

Es decir, se produce el mismo desajuste de nuestro ejemplo anterior, cuando vimos que gracias al gasto de FM en un equipo de videoconferencia otro departamento mejoraba sus números.

En este caso, el gasto inicial del cambio de máquinas lo haría la Propiedad del edificio, pero el retorno de la inversión lo recibiría el inquilino del espacio alquilado.

Desembolso inicial Retorno

Propiedad del edificio

Inquilino

Como ves, el planteamiento no cuadra del todo bien.

Fórmula combinada de gasto.

Estamos hablando ya de negociar, así que veamos si hay alguna manera de que se haga algo interesante para ambas partes.

Pueden establecerse fórmulas combinadas de desembolso y de retorno que beneficien tanto al landlord como al inquilino.

De esta manera, podemos pensar que el inquilino se hace cargo de una parte del (siguiendo con el ejemplo) cambio de las máquinas de climatización generales del edificio, y la Propiedad tendría también algo de retorno.

Por ejemplo, si la reducción del gasto corriente en electricidad es de 100/mes, podría acordarse que la Propiedad tuviera derecho a 50, y los otros 50 para el inquilino.

Como vemos, estaríamos planteando una fórmula win-win, en la que ambas partes salen beneficiadas (por supuesto, estamos en un ejemplo, ya que lo normal en este caso sería que la Propiedad involucrara en el proyecto a otros inquilinos para diluir el desembolso inicial, etc.).

Vaya, pero en el propio ejemplo vemos que hemos ralentizado el ROI, que ya no lo vamos a recuperar a ritmo de 100/mes, sino a ritmo de 50/mes.

Según nuestras cuentas, tardaríamos el doble de… TIEMPO.

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Por tanto, una vez más, el enemigo de ese proyecto de mejora, aunque sea para todas las partes, es el contrato de alquiler de corta duración.

Factores indirectos.

Siempre puede ocurrir que los motivos para un proyecto de FM no sean directamente económicos.

Tal vez la empresa quiera presumir de una certificación Well y para ello esté dispuesta a gastar más dinero en mejor comida, o quiere presumir de una certificación LEED o BREEAM (o cualquier otra), y está dispuesta a asumir los costes de las mejoras en las instalaciones…

O también puede ocurrir lo contrario, que la empresa quiera vender la imagen de estar en la zona más “prime” de la ciudad más “cool”, y se gaste todo el dinero exclusivamente en su localización (location, location, location), y le dé igual la eficiencia energética, o la alimentación de los empleados…

En este segundo caso, el trabajo del departamento de FM (caso de existir) tendrá poco de estrategia.

Entre ambos supuestos, puede haber muchos puntos intermedios, claro está.

La imagen no suele entender de retornos directos, pero la gestión sí.

Por tanto, lo que se pueden encontrar los facilities managers es con una diferente consideración del gasto.

Es posible que a la empresa no le importe gastar enormes cantidades presupuestarias en anunciarse en TV, o en un rótulo gigante en la azotea del edificio, y sin embargo vea con recelo gastar algo más en la calidad del cableado o de la aparamenta del cuadro eléctrico, o tal vez en el servicio de limpieza.

Es una realidad.

Cuando la empresa se gasta una cantidad muy grande de dinero en anuncios de TV, realmente no puede medir con precisión cuál ha sido el retorno de esa inversión, ni siquiera sabe cuántas personas han visto realmente sus anuncios más allá de estimaciones.

Pero es algo que pertenece al mundo de la Imagen, y por tanto es más una cuestión de actitud que de números.

Sin embargo, para que al departamento de FM le autoricen a instalar un interruptor magnetotérmico de calidad en el cuadro eléctrico lo ha de justificar con números, porque pertenece al mundo de la gestión.

Aún así, en cuestiones como la del rótulo en la azotea, es probable que un contrato de alquiler de corta duración ponga en duda su realización, aunque pertenezca al mundo de la Imagen.

El Facility Management del día a día tiene poco de estratégico.

Al final, vemos cómo los contratos de alquiler de corta duración tienen una incidencia altísima en cuanto a Facilities Management se refiere.

Para el FM, la búsqueda de la proactividad es fundamental, frente al concepto de actividad reactiva que acaba convirtiendo la profesión en esa imagen de “apagafuegos” que se pasa el día reaccionando, corriendo de un lado para otro sin llegar realmente a avanzar en nada a largo plazo.

Pero es que, como hemos visto, en el paradigma de los contratos de corta duración el largo plazo no llega a existir del todo.

La estrategia sí suele estar vinculada a plazos más largos que la mera operativa, y por tanto, si no hay largo plazo, es muy difícil que haya estrategia de Facility Management.

No es habitual que si tu empresa ha firmado un contrato de alquiler por 1 año, tú firmes contratos de servicios por 5 años: vas día a día.

Las cosas están relacionadas.

Si algo me habéis oído repetir una y otra vez a lo largo de los años es que las cosas están relacionadas.

Por este motivo, a veces las causas de las acciones y las actitudes hay que buscarlas fuera del ámbito directo, como estamos viendo aquí.

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Es muy probable que un comercial de luminarias LED vea clarísimo que para tu empresa cambiar tus actuales lámparas (incandescentes, o fluerscentes. o…) por unos buenos LED sería muy ventajoso, y te dará una lista de razones técnicas que resultan incontestables.

Cuando vea que declinas el proyecto, puede extrañarse, incluso pensar que eres un/mal facilities manager.

Sin embargo, el motivo de que prefieras seguir con tus luminarias actuales que consumen más energía y te provocan un mayor gasto en electricidad cada mes, no está en la parte técnica del asunto, sino que puede ser tan administrativa como que la duración de tu contrato de alquiler no te garantiza mínimamente que puedas tener un retorno de la inversión de instalar nuevas luminarias dentro del tiempo que tienes.

No sería muy coherente en términos monetarios gastar (imaginemos) 1000 en cambiar las luminarias, para disminuir en 50/mes el gasto corriente, si el contrato de alquiler dice que solo vas a estar 12 meses (gastarías 1000 para acabar ahorrando 600: perderías 400).

Espero que te resulte de utilidad este artículo, y que te animes a dar tu opinión al respecto.

 

Eduardo Arazola Martínez

CFMO en Easaedro

 

 

 

 

 

 

 

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