Gestión de entornos de trabajo dinámicos

El auge del puesto de trabajo digital y la creciente movilidad en el entorno laboral están cambiando la forma de gestión y utilización de los espacios de trabajo en las empresas. Se ha pasado de la asignación permanente de un puesto de trabajo al empleado, a la disposición de entornos de trabajo dinámico para una buena parte de la fuerza laboral.

La puesta a disposición de este tipo de entornos de trabajo en la organización, requiere del desarrollo de modelos de gestión específicamente diseñados e implementados, que faciliten una sencilla transición entre una gestión basada en la asignación permanente de puestos de trabajo, a la puesta a disposición de los residentes de espacios de trabajo alternativos.

Habitualmente, para la configuración de Entornos de Trabajo Dinámicos (también llamados Agile), las empresas aplican unos de los siguientes modelos (o su combinación): Hot Desking, Agile Working, Activity-Based Working y Hoteling.

En el presente artículo trato de explicar de manera concisa, las características de cada uno de los modelos, así como, estrategias de implantación, tecnologías de apoyo a la gestión y los beneficios que se pueden lograr por su implantación.

HOT DESKING

Desde hace años el Hot Desking (también es denominado free address o touchdown workstations) se viene implantando con más o menos éxito en las empresas. En este modelo, el residente NO dispone de un puesto de trabajo asignado. En su lugar, el residente puede elegir un puesto de trabajo disponible dentro de un área, comúnmente denominada barrio (shared neighborhood) amueblada con puestos de trabajo no asignados.

En centros de trabajo donde los empleados trabajan a turnos, la opción de Hot Desking es de fácil aplicación, ya que no es necesario asignar un puesto de trabajo para cada empleado. Igualmente, el Hot Desking es utilizado por algunas empresas que tiene una amplia fuerza laboral integrada por agentes comerciales o consultores que se pasan la mayor parte de su tiempo viajando o fuera de la oficina. También es común su aplicación en empresas que ofrecen teletrabajo o posibilitan horarios de trabajo muy flexibles.

AGILE WORKING

Los entornos Agile Working proporcionan espacios de trabajo donde las personas pueden, con mínimas restricciones y la máxima flexibilidad, elegir trabajar en el lugar que deseen: puesto de trabajo tradicional, puesto en alto (standing desk), espacios de concentración, espacios comunitarios o incluso el office. Estos entornos de trabajo, aunque requieren una infraestructura IT y tecnología específica, han sido adoptados por empresas que disponen de personal con alta autonomía en el desarrollo de su trabajo, convirtiéndose estos espacios en una herramienta para atraer y retener a los mejores talentos.

ACTIVITY-BASED WORKING (ABW)

Los Entornos de Trabajo basados en la Actividad (ABW) son una evolución del Agile Working y cada vez más populares, ya que brindan a los residentes entornos de trabajo especialmente adaptados para el desarrollo de todas sus actividades. Es decir, a los residentes no se les “fuerza” a utilizar un conjunto de espacios de trabajo genéricos, sino se les brinda la posibilidad de ir escogiendo entre distintas configuraciones de espacios de trabajo, acorde a  las actividades que van realizando a lo largo de su jornada laboral.

Habitualmente los diseños ABW se realizan en planta abierta, compuesta por una amplia variedad de espacios de trabajo alternativos a disposición de las personas, incluyendo salas de reunión, espacios de concentración, áreas de colaboración, áreas de descanso o espacios para encuentros informales. Este modelo es el más extendido en las empresas que han implantado entornos de trabajo dinámicos, ya que proporciona flexibilidad a la vez que proporciona espacios de trabajo adaptados. Este modelo suele funcionar mejor, cuando se combina con Hot-Desking y/o Hoteling.

HOTELING

Todos somos conscientes de las ventajas de reservar con antelación una habitación de hotel: se agiliza el proceso de registro, además damos al hotel la oportunidad de proporcionarnos la habitación adecuada acorde a nuestros deseos.

El modelo de gestión Hoteling opera de manera similar. La Asociación Internacional de Facility Management (IFMA) define el Hoteling como “workspace that is reserved on a first call basis and not dedicated to any specific worker beyond a specified amount of time“. Aunque Hoteling ha existido desde la década de 1990, esta modalidad de planificación y gestión del entorno de trabajo, se ha popularizado en los últimos años, especialmente, en compañías que evolucionan los entornos de trabajo dinámicos.

Hoteling, posibilita al residente, la reserva de alguno de los espacios de trabajo puestos a su disposición. Con ello, el residente se asegura la disponibilidad del espacio de trabajo que requiere y en una ubicación específica (por ejemplo, cerca de otros componentes de su equipo de trabajo con los que desea interaccionar). Igualmente, da la oportunidad al gestor de espacios de configurar el puesto de trabajo según sus necesidades operativas.

En general, el objetivo que persigue la empresa con la implementación de este tipo de entorno de trabajo es, además de fomentar una mejor comunicación, generar nuevas oportunidades  de colaboración y fomentar con ello, la innovación en la organización.

Igualmente, a diferencia del Hot-Desking o ABW, el Hoteling facilita a los facility managers gestionar la demanda y realizar un seguimiento de la utilización de los espacios de trabajo compartidos, una medida clave en la optimización del área de trabajo.

En resumen, con la implantación de Hoteling, se minimiza el espacio físico requerido, reduciendo de este modo los gastos generales mientras se garantiza que cada residente pueda acceder a los recursos de la oficina cuando le sea necesario. Es decir, se elimina el estrés de la incertidumbre que produce un entorno puro de Hot-Desking o ABW.

Este modelo, ha sido incluso adoptado con éxito por instituciones públicas. Así, por ejemplo la Administración de Servicios Generales de los EE. UU. (GSA) con la aplicación de Hoteling pudo asignar 3.400 personas a su sede, un edificio que anteriormente solo tenía 2.000 personas asignadas.

ESTRATEGIAS DE IMPLANTACIÓN

La implantación de entornos de trabajo dinámicos no solo requiere un cambio de la fisonomía del entorno de trabajo, sobretodo, es un cambio cultural y organizativo. Es por ello, que cualquier proyecto de implantación de entornos de trabajo dinámicos, sea cual sea su naturaleza y objetivos, requiere de una minuciosa planificación, cuidada puesta a disposición, una eficaz gestión del cambio y, muy importante, permanente monitorización.

Estudio de Idoneidad

Aunque, en general, la adopción de modelos de gestión de entornos de trabajo dinámicos genera grandes ahorros y mejoran la dinámica de trabajo, no es aconsejable para todas las organizaciones. Previamente hay que evaluar si el modelo empresarial se ajusta a este tipo de escenario. Igualmente hay que asegurarse que la infraestructura IT corporativa permite implementar y soportar este modelo.

Por otro lado, la experiencia dicta que, en general, cuando el personal permanece más del 50% de la jornada laboral en su puesto, la implantación de un entorno de trabajo dinámico se convierte en una carga más que un beneficio.

Gestión del Cambio

Hay residentes que valoran el sentimiento de pertenecía a un lugar. El ser humano, en general, es un animal de costumbres, y de manera instintiva trabaja más y mejor en espacios que le resultan familiares, donde llegan a establecer un cierto vínculo emocional que afecta positivamente al desarrollo de su actividad.

Por otro lado, la libertad que proporciona a los empleados cambiar de ubicación en un entorno de trabajo dinámico, en algunos casos, afecta a la cohesión de los equipos de trabajo, provocando que algunos empleados se sientan aislados o menos cercanos a sus propios equipos o departamentos. El impacto final dependerá de cada individuo y el modo en el que se desarrolla la gestión del cambio en la organización.

Fijación de Objetivos

Antes de conceptuar, diseñar e implantar un entorno de trabajo dinámico, hay que tener claro los objetivos que se persiguen: reducción de costes, mejoras operativas, apoyar un nuevo modelo de negocio o cambio en la cultura corporativa, etc.

Ahora bien, en general, la necesidad de implantar entornos de trabajo dinámicos, viene determinado por la exigencia que tiene la organización de aumentar la eficiencia del espacio ocupado, con el fin último, de reducir los costes inmobiliarios y potenciar la productividad.

En cambio, hay situaciones en las cuales el ahorro de costes no es el (único) objetivo. En estos casos, la organización busca desarrollar un nuevo estilo de trabajo que se alinee mejor con sus planes empresariales. Así por ejemplo, se ha comprobado que un buen diseño y disposición del entorno de trabajo dinámico, aumentan la interacción del personal sin penalizar la concentración, ayudando con ello, a que se comparta el conocimiento entre compañeros, lo que favorece las políticas corporativas de innovación.

Por otro lado, cada vez es más habitual que la fuerza laboral se organice por proyectos, con lo que es necesario disponer de una organización de puestos de trabajo flexibles.

Programación Inicial

El mejor planteamiento para implantar un entorno de trabajo dinámico, suele ser empezar por la realización de un proyecto piloto aplicado a un pequeño y representativo grupo de residentes, donde evaluar distintas alternativas (Hot-desking, ABW, Hoteling, Sensorización, etc.) y afinar el proceso de gestión del cambio y modelo de gestión.

 

gestión WP

 

Una vez determinado los objetivos, el primer reto a la hora de diseñar un área de trabajo compartida, suele ser establecer la proporción entre personal y puestos de trabajo. Como punto de partida, se considera razonable, un ratio inicial de 1,2 residentes por puesto de trabajo.

Otra importante consideración, al no tener el residente un puesto de trabajo propio, es determinar donde guardarán sus pertenencias cuando estén ausentes o durante la noche. Comúnmente, se resuelve esta necesidad habilitando taquillas, donde cada residente puede guardar sus pertenencias.

 

Configuración de Barrios y Equipos de Trabajo

Un entorno puro de Hot-Desking o ABW genera en algunos residentes el denominado  estrés de la incertidumbre (la preocupación de no tener un puesto de trabajo disponible). Una manera simple de combatirlo es implementar Hoteling. Otra forma de reducir el nivel de estrés, es configurar los puestos de trabajo compartidos en barrios. Los barrios, son conjuntos de puestos de trabajo pre-asignados a personal específico de determinadas áreas corporativas o equipos de trabajo (teams). En este modelo, el personal puede sentarse en cualquier puesto de trabajo disponible dentro de SU barrio (el que tiene asignado el equipo (teams) al que pertenece). Para mejorar la eficiencia, una práctica habitual, es ubicar los barrios en función de las afinidades entre equipos (teams) para agilizar la comunicación. Así, por ejemplo, es común ubicar dos o más barrios complementarios cerca uno del otro, como son el equipo de ventas y el equipo de marketing, para fomentar la colaboración.

Control y Seguimiento

Actualmente, la gestión de la ocupación en las organizaciones se centra más en la monitorización de la experiencia de los residentes o empleados en relación al entorno de trabajo, que en cuantificar los metros cuadrados que ocupan cada persona o puesto de trabajo.

Una forma simple y efectiva de pulsar el grado de satisfacción de los residentes con su nuevo entorno de trabajo, es realizar encuestas a los 30, 90 y 180 días después de su implantación. Además, estas encuestas sirven para hacer sentir a los empleados que sus opiniones y comentarios son valorados.

Ahora bien, la disposición de un entorno de trabajo dinámico eficaz y eficiente requiere del análisis continuo de la utilización del espacio. Sólo así, se puede ir ajustando el entorno de trabajo en función de la experiencia de uso o vayan cambiando las necesidades.

ANÁLISIS DE LA OCUPACIÓN

El reto más importante en la gestión de la ocupación de los entornos de trabajo dinámicos es verificar si el dimensionamiento y disposición del espacio de trabajo, realmente, responde a las necesidades de la organización o es necesario cambiarlo.

Además, hay que tener en cuenta, que un entorno de trabajo moderno, no sólo exige puestos de trabajo habilitados en espacios abiertos, también se requiere de la disposición de espacios de concentración, salas de video-conferencia, salas de proyectos o espacios comunes que faciliten las reuniones informales y la comunicación. Ahora bien, diseñar y planificar adecuadamente estos espacios de trabajo, requiere un conocimiento profundo de la utilización de cada espacio y el perfil del usuario, para así garantizar, que se proporciona el tipo de espacio idóneo, a las personas indicadas y en el momento correcto.

Sólo el análisis continuado de la utilización real del espacio de trabajo permite a los gestores, por ejemplo:

  • establecer el diseño, dimensionamiento y ratios de los entornos de trabajo dinámicos
  • confirmar o adecuar fácilmente la asignación de equipos a barrios, o simplemente,
  • justificar la remodelación de los entorno de trabajo

Igualmente, es mucho más sencillo “negociar” con las distintas áreas organizativas cambiar su estilo de trabajo, si se presenta los datos “medidos” de utilización y no solo una percepción de cómo se está utilizando el espacio.

Para ello, el uso de tecnología de monitorización de los puestos de trabajo es esencial, ya que la toma de decisiones no puede depender de la sensación de los usuarios o intuición de los gestores. Sólo la medición continuada de la utilización del entorno de trabajo posibilita la disposición permanente de entornos de trabajo eficientes y efectivos.

Obtención de Datos de Utilización del Espacio de Trabajo

Puede realizarse una primera aproximación del grado de utilización de un entorno de trabajo dinámico, simplemente monitorizando cuántas personas entran y salen del edificio/planta cada día. Ahora bien, esta primera aproximación sólo es válida, si se presupone que todos los usuarios de los inmuebles permanecen la mayoría del tiempo en algunos de los puestos de trabajo habilitados para ellos en los barrios de referencia.

Es por ello, que en los últimos años hay una fuerte tendencia a sensorizar los entornos de trabajo dinámicos ya que es la única manera de medir el uso efectivo y grado de confort del entorno de trabajo. La sensorización de los entornos de trabajo dinámicos, permite la obtención de métricas como:

  • Actividad laboral media y máxima, calculada por hora, por día o durante una franja de horas específicas.
  • Cuántos puestos están ocupados o vacíos en un periodo
  • El tiempo empleado en entornos de trabajo específicos (p. e. salas de reuniones).

TECNOLOGÍAS DE APOYO A LA GESTIÓN

Los IWMS modernos permiten monitorizar y analizar en tiempo real la utilización del espacio de trabajo con un alto nivel de detalle y exactitud, integrando distintas tecnologías (sensores de ocupación, sistemas de posicionamiento indoor, cámaras, etc.), que desde los espacios de trabajo, remiten puntualmente datos de su utilización y entorno (nivel de ruido, temperatura, CO₂, humedad, iluminación, etc.).

Los IWMS conectados a espacios de trabajo sensorizados, posibilitan reducir la huella inmobiliaria, optimizar los costes operativos, mejorar la productividad y asegurar el cumplimiento normativo, facilitando, por ejemplo:

  • la identificación de inmuebles con espacios
  • la (re)planificación de programas de espacios en función de las tendencias en el uso

medido y evaluado del espacio de trabajo,

  • la planificación del mantenimiento de los espacios en función de la frecuencia de uso y/o mediciones,
  • El análisis de patrones de uso de la energía en función de la utilización del espacio,
  • la comunicación puntual y personalizada a los residentes del uso efectivo del
  • el control  y seguimiento  del     confort     del entorno de trabajo (calidad de aire, temperatura, nivel de ruido, iluminación, etc.) y
  • la contabilización precisa y en tiempo real de la ocupación, en función de los aforos permitidos.

 

Por otro lado, en entornos de trabajo dinámicos, los empleados o residentes en general, necesitan herramientas que les ayuden a encontrar rápidamente el espacio de trabajo que necesitan en cada momento. Por ello, los IWMS modernos también disponen de aplicaciones para la reserva de salas o puestos de trabajo (Hoteling).

Igualmente, fomentar el trabajo colaborativo significa también, que los usuarios de los inmuebles puedan encontrar rápidamente a sus compañeros de trabajo, encontrar salas de proyecto disponibles o programar reuniones espontáneas. En este contexto, el uso de aplicaciones específicas en dispositivos móviles es obligado.

VENTAJAS COMPETITIVAS

La primera ventaja competitiva que genera la implantación de un entorno de trabajo dinámico es la inmediata reducción de costes debido a la minimización del espacio. Con la gestión adecuada, la relación de puestos de trabajo por residente disminuye, y con ello el espacio, incluso ante un posible crecimiento de la fuerza laboral.

Al optimizar el portafolio inmobiliario, se disminuyen los costes estructurales (arrendamiento y costes operativos). Así, por ejemplo, año tras año, una empresa con una plantilla de 1.000 empleados, simplemente con un ratio de 1,1 empleados por puesto de trabajo, ahorra en Madrid un mínimo de 450.000 €/año.

Adicionalmente, se producen algunos otros beneficios menos tangibles pero no menos importantes:

  • Fomento de la transmisión del conocimiento. Los entornos de trabajo dinámicos favorecen la Integración de colaboradores externos que, aún sin formar parte de la plantilla, pueden compartir experiencia y conocimientos con el resto del equipo, con todos los beneficios que esto
  • Atracción y retención del Talento. Crear un entorno de trabajo adecuado para todo tipo de empleados, no sólo aumenta la eficiencia y la eficacia, sino también refuerza el vínculo del empleado con la empresa. La disposición de un entorno de trabajo acorde a la actividad del residente, refleja la consideración de la empresa para con el empleado e incrementa su satisfacción.
  • Entorno Cuidado. Los entornos de trabajo dinámicos suelen estar más limpios y ordenados. Además. fomentan que las pertenencias del personal quepan en una pequeña taquilla, evitando el puesto-expositor (espacios de trabajo que acumulan, por ejemplo, pilas de folios, material de oficina, postales de navidad de proveedores, retratos de la familia o el “cactus absorbe radiaciones”).

 

En la Comisión de Tecnología de IFMA España, estamos preparando un seminario sobre las distintas tecnologías de apoyo a la gestión de entornos de trabajo dinámico, actualmente disponible. Si está considerando dejar atrás su modelo tradicional de puestos de trabajo 1:1 y empezar a proporcionar “Workplace-as-a-Services” nos será muy útil conocer sus inquietudes, preocupaciones o simplemente los problemas que encuentra en su organización para su implantación. Sobre la base de los comentarios recibidos, confeccionaremos el contenido del seminario.

Por favor, remítanos sus comentarios o sugerencias a: tecnologiafm@ifma-spain.org

 

Roberto Rojas Gallego IFMA ESPAÑA

Director de la Comisión de Tecnología

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