¿GESTIONA SU EMPRESA DE MANERA EFICAZ?

Software especializado de mantenimiento

Nos enfrentamos ante la pregunta clave que se hace todo director, responsable, o gestor de una empresa de servicios especializada. Hoy en día y cada vez más, es imprescindible sacar el máximo provecho a los recursos de que disponemos. Dicho de otra manera, debemos ser eficientes.

Recientemente hemos vivido inmersos en una profunda crisis. Dicen que la palabra crisis en japonés se compone de dos ideogramas, peligro y oportunidad. Aunque no está todo superado, parece que ha pasado el peligro y debemos estar preparados para los tiempos de oportunidad, pero no de cualquier modo. Si algo hemos aprendido es que no vale todo, que se nos exige más y con menos medios, que ahora se paga menos por lo mismo y que no podemos quedarnos como estábamos. Ahora se nos exige ser cada día más eficaces.

Esto nos introduce una serie de preguntas que debemos hacernos para seguir liderando nuestras empresas:

¿Debemos revisar nuestros procedimientos? ¿Contamos con la gente adecuada? ¿Tenemos planes estratégicos correctos? ¿Debo reciclarme? ¿Disponemos de herramientas adecuadas para nuestra gestión?

En esta pregunta queremos incidir en este artículo. Herramientas de gestión para el mantenimiento.

Tradicionalmente a los programas que se han concebido para este fin se les ha denominado GMAO, gestión de mantenimiento asistido por ordenador. Pero queremos darle una vuelta de tuerca al concepto, porque existen en el mercado herramientas que nos ayudan no sólo a realizar el mantenimiento, sino a la propia gestión de la empresa de servicios. Vamos a analizar este tipo de herramientas.

Gestión

El problema esencial al que nos enfrentamos en las empresas de servicios, es el de organizar, planificar y controlar todas las actuaciones de los técnicos. Decidir qué técnicos y en qué momento resuelven las tareas que les tenemos encomendadas.

Necesitamos un sistema que nos permita organizar y controlar todas las actuaciones, ya sean de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, técnico legal, gestión de activos, gestión de compras… en cada una de sus fases. Además nuestros procedimientos deben ser adaptables a las necesidades del cliente facilitando la integración en sus procesos internos de trabajo.

Otra de las características que debemos demandar a nuestro sistema es la comunicación total y en

tiempo real entre todos los actores: clientes, gestores, mantenedores y técnicos. Necesitamos el control absoluto en cada una de las fases del servicio pero mediante un programa colaborativo en el que cada uno vaya informando de su parte.

Hasta ahora, los clásicos GMAO, eran programas que se instalaban en los equipos de la propia empresa

mantenedora, que debía disponer de unos servidores para dar cobertura a sus técnicos. Esta tecnología, por coste y recursos no estaba al alcance de todos. Gracias a los últimos avances tecnológicos estos programas se están adaptando pero el concepto tradicional está en desuso y se están implantando los programas SaaS (software como servicio), alojados en la nube y servidos a través de internet. Esto nos introduce en el siguiente punto que queremos analizar, Tecnología.

business-819293_1280

Tecnología

Aprovechando la tecnología que ya está al alcance de todos lo aconsejable es decantarse por una solución cloud ya que esto facilita una gestión integral desde cualquier lugar con conexión a internet. En cualquier momento podemos contratar más capacidad con nuestro proveedor y ampliar nuestros servicios.

También las nuevas tecnologías nos ayudan a evolucionar las posibilidades de nuestra gestión, porque en estos programas la comunicación desempeña un papel fundamental e imprescindible. Se necesita que en tiempo real podamos enviar mensajes, imágenes, archivos…a los que se pueda acceder cuando y donde se quiera.

Los programas más avanzados disponen de una aplicación móvil para que los técnicos puedan gestionar las incidencias o avisos y enviar información de las mismas al gestor de la empresa en tiempo real.

Ahora que tenemos claro la tecnología más recomendable, vamos a ver qué se puede hacer con estos programas.

macbook-577758_1280

Planificación

Los sistemas modernos permiten la gestión y asignación de los técnicos para las diferentes órdenes de trabajo en función de carga de trabajo, efectividad, etc.

También posibilita la reasignación de técnicos para una incidencia según disponibilidad. Se mantiene siempre el histórico de actuación hasta el momento, algo imprescindible en estos casos, sobre todo para explicar nuestro servicio al cliente.

Disponer de estadísticas de servicio y tiempos de resolución así como de un calendario con la situación de los trabajos asignados facilita la posibilidad de re planificarlos ágilmente.

La acción de planificar debe ir acompañada de notificaciones automáticas que puedan ser vinculadas a avisos, presupuestos, sobrecostes, etc. De esta manera, a la vez que nos organizamos, estamos comunicando a nuestros colaboradores las instrucciones de trabajo y su distribución en el tiempo. Todas estas acciones deben quedar guardadas en el sistema para su posterior análisis.

mark-516277_1280

Estadísticas y Evaluación

Con todos esos datos se puede estudiar sin dedicarle mucho tiempo el cumplimiento y la efectividad de los técnicos y como consecuencia analizar sus ratios y los indicadores que se definan.

Gracias a la trazabilidad y las estadísticas de todas las operaciones se obtiene un mayor control de los estados de servicio y de nuestra eficacia en la organización.

De cara al cliente se pueden elaborar estadísticas propias y representarlas para los informes de servicio en los que demostramos el tipo de respuesta que somos capaces de dar. Disponer de toda la información hace que analizar el mantenimiento sea mucho más fácil.

statistics-1020319_1280

 

 

 

Firma: José Luis Raposo

Empresa: SIGE21

 

 

Deja un comentario