¿GMAO? ¿PARA QUÉ?

Como todos sabéis, un sistema informático para la Gestión de mantenimiento (conocido habitualmente por las siglas GMAO) es un software que ayuda en la gestión de los servicios de mantenimiento de una empresa.

En la actualidad, la mayoría de los sistemas informáticos de gestión del mantenimiento cuentan con soporte a la gestión del mantenimiento preventivo (PM), activos e inventario, atención a incidencias, además de funcionalidad móvil. Igualmente, muchos ofrecen funciones adicionales, como gestión de proyectos, soporte para la gestión de almacenes de piezas y recambios, etc.

Más allá de su amplio rango de capacidades, la gestión de mantenimiento sigue siendo el eje de un paquete de software GMAO.

 

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A veces me encuentro a organizaciones que NO se dedican a la prestación del servicio de mantenimiento, considerando la adquisición de un GMAO para la gestión de un mantenimiento mayormente externalizado. ¿Realmente es un buen enfoque?

Los GMAO son un software especializado en la gestión de las operaciones de mantenimiento. No están diseñados para satisfacer las necesidades de gestión de activos de toda la organización. Esto obliga a la organización a integrar su GMAO con otros sistemas de software que proporcionen servicios, como gestión del riesgo, aprovisionamiento, contabilización, etc.

La mayoría de las organizaciones necesitan sistemas que monitoricen la gestión del mantenimiento, pero que además que proporcionen el coste total de propiedad (TCO), así como, la capacidad de controlar, gestionar y analizar la disponibilidad y el desempeño de los activos a lo largo de todo su ciclo de vida. En suma, la organización requiere respuesta permanente a seis cuestiones básicas:

  •  ¿Qué activos tengo?: Una gestión eficiente de activos normalmente exige conocer la tipología, disposición, situación  y uso de cada uno de los activos y sus sistemas, así como, un registro constante  de la operación y mantenimiento realizado.
  • ¿Cuál es el valor de los activos?: Se necesita no sólo conocer el coste de reposición del Activo. Principalmente, se requiere conocer el rendimiento del activo y valor aportado a la organización.
  • ¿Cuál es el coste del mantenimiento diferido?: La gestión de costes asociados a los activos exige un registro exhaustivo de cada una de los proyectos y acciones de mantenimiento pospuestas. Sólo  de esta manera   se puede determinar cuáles son los activos más problemáticos y que pueden provocar una desviación presupuestaria.
  • ¿En qué condición están los activos?: La evaluación  continua de cada activo en comparación con el resto de los activos que conforman la cartera de activos, posibilita el conocimiento del estado actual de cada activo. Esta información es esencial para la planificación de inversiones  y (re)diseño de planes de mantenimiento.
  • ¿Cuál es la vida útil restante?: La vida útil restante, se requiere para calcular el Coste del Ciclo de Vida (LCC), necesario para establecer la estrategia correcta de renovaciones, reparaciones y adaptación de los planes de mantenimiento.
  • ¿Cuáles son las prioridades?: La planificación de inversiones y acciones de mantenimiento  (“no hacer nada”, mantener, reparar, renovar o reemplazar) deben priorizarse  en función del impacto en el negocio, además de responder  a la estrategia corporativa,  usabilidad exigida y política  de riesgos.

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¿Un GMAO puede dar respuesta a estas cuestiones?. La mayoría de las organizaciones lo que realmente necesitan un Sistema de Gestión de Activos Empresariales (EAM).

Los EAM incluyen soporte funcional al mantenimiento e inventario de MRO, pero también incluyen, por ejemplo, gestión del riesgoLife Cycle Cost o Life Cycle Analysis, así como, funciones propias de inteligencia empresarial (BI) para el control y la gobernanza.

Un EAM proporciona una información centralizada, completa y permanentemente actualizada sobre los activos físicos de una organización: historiales de reparación, uso de energía, costes de ciclos de vida, registros de garantías y reclamaciones, catálogos de piezas, órdenes de compra, registros de auditoría, análisis de riegos, etc., y además toda la información está accesible para cualquier área de gestión. Así, por ejemplo, el área de mantenimiento puede usar el EAM para gestionar las órdenes de trabajo e inventario de equipos y almacenes o el área de aprovisionamiento puede usarlo para gestionar solicitudes de propuestas (RFP), contratos y órdenes de compras o el área económico-financiero puede usarlo para gestionar presupuestos y facturas.

Los EAM además ofrecen más posibilidades de integración con los sistemas de control de supervisión y adquisición de datos (SCADA) y sistemas de automatización de edificios (BMS).

Para las organizaciones con patrimonio distribuido y muchos activos, los EAM son la opción obvia. Son los sistemas de información que combina capacidades potentes de mantenimiento y gestión de activos con funciones avanzadas para el control, seguimiento y análisis de los costes del ciclo de vida que posibilitan, maximizar el valor de los activos optimizando su distribución, uso y mantenimiento. Además, permitirá contrastar los datos y una toma de decisiones más rápida y flexible, utilizando criterios objetivos.

 

Roberto Rojas gallego
Director General
ARCHIBUS SOLUTION CENTER SPAIN, S.A.
r.rojas@asc-spain.es
www.archibus.com

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