HOTELING vs HOT-DESKING

Desde hace algunos años el hot-desking se está implantando cada vez más en la empresa. En este modelo, el trabajador no dispone de un espacio de trabajo asignado. En su lugar, el trabajador dispone en la oficina de diferentes espacios de trabajo adaptados a sus múltiples actividades: puestos de trabajo para realizar tareas individuales, salas para reuniones informales, zonas de descanso, espacios de concentración, salas de presentaciones etc. En definitiva, acorde a sus necesidades durante la jornada laboral, cada trabajador hará uso de unos espacios u otros.

Ahora bien, cuando se implanta el hot-desking se espera que los trabajadores de la organización puedan encontrar y utilizar rápida y eficientemente un espacio de trabajo acorde a sus necesidades. La cuestión es cómo asegurar que el trabajador va a disponer del espacio de trabajo requerido y no pierde 10-20 minutos buscando un puesto de trabajo libre.

La Asociación Internacional de Facility Management (IFMA) define el Hoteling como workspace that is reserved on a first call basis and not dedicated to any specific worker beyond a specified amount of time. Esta modalidad de planificación y gestión del entorno de trabajo posibilita que el trabajador disponga de un espacio de trabajo reservado temporalmente siempre y donde sea necesario.

Igualmente, a diferencia del Hot-Desking, el Hoteling permite a los facility managers realizar un seguimiento de la utilización de los espacios de trabajo compartidos, una medida clave en la optimización del inventario de espacios de trabajo.

Con la implantación de Hoteling en la empresa, se reduce el espacio físico que necesita la empresa, reduciendo de este modo los gastos generales mientras se garantiza que cada trabajador pueda acceder a los recursos de la oficina cuando sea necesario.

Dimensionamiento de los Espacios de Trabajo Compartidos

La planificación de áreas de trabajo, para empleados cuyos horarios fluctúan constantemente, puede ser un gran desafío. Asignar demasiado espacio conlleva la pérdida de oportunidades de ahorro de costes, así como, la impresión de que el personal en movilidad no está realmente usando la oficina. Asignar demasiado poco espacio de trabajo, obliga a los empleados a competir para el espacio lo que genera molestias e inconvenientes que hacen que ir a la oficina sea frustrante e improductivo.

Afortunadamente, actualmente se dispone de tecnologías de medición de la utilización del espacio de trabajo que proporcionan datos precisos sobre el uso real de los espacios de trabajo lo que facilita enormemente la planificación del entorno de trabajo. Esta tecnología también se puede utilizar para monitorizar el uso efectivo de los espacios de trabajo compartidos e identificar oportunidades de ajustes. Igualmente, un sistema de reserva de espacio de trabajo ayuda al personal a encontrar y reservar fácilmente espacio de trabajo cuando y donde lo necesitan.

 

Beneficios del Hoteling

En una oficina tradicional, cerca del 40% de los puestos de trabajo se encuentran vacíos la mayor parte de la jornada laboral típica. El Hoteling permite a las organizaciones disminuir el espacio arrendado a la vez que se maximiza el uso del espacio disponible. Además esta estrategia permite a las organizaciones:

  • Aumentar la productividad
  • Aumentar la retención de empleados
  • Atraer el talento

En el siguiente gráfico se muestra el potencial de ahorro en consumo energético por la aplicación de una estrategia de Hoteling aplicada en una empresa de 1000 empleados:

 

hot-desking-hoteling

 

Como se puede comprobar, incluso una implantación conservadora de Hoteling en la organización posibilita un ahorro en el consumo energético de 33.600 € anuales, pero este no es el ahorro más importante. Considerando que los costes totales de ocupación asociados a un puesto de trabajo (sin considerar los gastos energéticos) son de, al menos, 4.500 €/año, con la reducción de 100 puestos de trabajo se ahorrarán 450.000 €/año.

 

Roberto Rojas Gallego

Director General

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.

 

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