La Catedral de Facilty Management

Tras más de 8 años con responsabilidades en Facilty Management en Airbus y tras moverme por este sector tan atractivo y gratificante profesionalmente, compartiendo experiencias y conocimiento, mi percepción es que en nuestro país España solo uno de cada tres Facility Managers conocen en profundidad este modelo de gestión en el que uno de sus objetivos clave es la sostenibilidad en la gestión de activos y servicios asociados a estos, entendiendo por sostenibilidad en su sentido más amplio como la toma de decisiones hoy de manera que no perjudiquen el bienestar de las personas de la empresa y la sociedad en general en el Futuro. Yo diría que hay mucho humo en lo que se escribe y en lo que se vende.

Pues bien, dos de los tres Facility Manageres que no han entendido el modelo FM es como si estuvieran picando piedras en una cantera sin saber cual será el destino de las mismas, mientras que uno de ellos sabe perfectamente cual es su destino, construir una Catedral. Esto trasladado al mundo FM significa que aún nos queda tiempo de maduración, la cual no conseguiremos si no somos capaces de ver “La Catedral de FM” y nos dedicamos a poner “puertas al campo” en lugar de gestionar por resultados…. Lamentablemente hay quienes prefieren poner “puertas al campo”, en este caso el campo es FM, porque eso les mantiene en su posición actual…… en mi opinión falta mucha experiencia y visión de altura de tal manera que el árbol no nos deja ver el bosque y además no somos capaces de visualizar lo que hay mas allá de la línea del horizonte (esto es una máxima de los marinos), aunque también hay que reconocer que los dos que pican piedras y no saben para qué lo hacen, son débiles y utilizan, necesitan, la paciencia como fortaleza para seguir en la posición actual, mientras que los fuertes por naturaleza son impacientes, tal como lo afirmaba Kant.

Afortunadamente, la Comisión Research de IFMA España definió su Catedral hace algunos meses de manera que todos los profesionales que aportamos nuestro conocimiento y experiencia de forma altruista, Ingenieros, arquitectos, psicólogos, etc; miembros de la Comisión, hemos definido “La Catedral de FM Research”, lo cual fortalece a esta Asociación.

A modo de resumen, os doy la definición de La Catedral de FM Research, esto es, el conjunto de proyectos y áreas en los que o bien ya estamos trabajando o bien trabajaremos en el futuro en función del Equipo de Profesionales de la Comisión Research:

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  1. Áreas Transversales.

Proyectos Generales:

  • Grandes Cifras FM
  • Benchmarking
  • Modelos de Organización FM
  • Herramientas de Gestión FM
  • Legislación FM
  • Tratado sobre FM
  • Transformación Digital y Tecnología FM
  • El FM en la Ordenación de la edificación

Formación FM:

  • Perfiles Profesionales de FM
  • Competencias Básicas por perfil
  • Programas formación Reglada: Grado, Master, etc..
  • Programas de Formación Continua

Normativa y certificaciones:

  • Normas Generales Nacionales e Internacionales (ISO, UNE…)
  • Normas obligado cumplimiento: Industria, Sanidad, Edificación…
  • Calidad, Prevención y Seguridad, Medioambiente, Eficiencia Energética, etc
  • Papel del Facility Manager en un proceso de certificación.

Interface con el Negocio

  • Relaciones con el Cliente Interno (ANS, Contrato de Servicio interno…)
  • Indicadores de Calidad – Cliente
  • Gestión Presupuestaria con el Cliente

Relaciones con el Usuario Final

  • Sistemas y canales de Comunicación
  • Sistemas de Participación e Involucración del Usuario (Incidencias, Reciclado…)
  • Información de Retorno (encuestas, otros tipos de medición de la satisfacción…)

Cadena de Suministro

  • Estrategia de Contratación
  • Modalidades de Definición del Servicio en el Contrato
  • Modelos Económicos de Contrato
  • Control del Contrato (Indicadores de Calidad y Puntualidad del proveedor)
  • Procesos de Cierre y Nuevo Despliegue de contratos
  • Planes de Contingencia sobre Proveedores

Procesos Internos de FM

  • Planificación y Desarrollo de Recursos internos y externos
  • Organización y asignación de Recursos internos y externos
  • Gestión de la Información
  • Control de la Calidad y Puntualidad
  • Gestión de Riesgos

Estrategia FM

  • Alineamiento Estratégico
  • Valor Añadido FM
  • Gestión de Relaciones (Dirección y Unidades Prescriptoras)
  • Planificación y Presupuesto Global de la Función
  • Tendencias a Medio y Largo Plazo. Libro Blanco de la Función
  • Ciclo de Vida de los Activos y las instalaciones

Auditorías FM

  • De gestión
  • De Certificación
  • Papel del Facility Manager en las auditorias

Relaciones FM con otras áreas y disciplinas

  • Recursos Humanos, Control y Finanzas, Comunicación e Imagen, Medioambiente y Sostenibilidad, RSC…
  • Arquitectura, Project Management, Psicología, Medicina

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2. Área Entorno Físico.

Proyectos Real Estate:

  • Planificación de la cartera de Inmuebles
  • Procesos de Incorporación y Desincorporación de Inmuebles a la Cartera (Compra, Venta, Alquiler, Rehabilitación, Demolición…)
  • Gestión de Proyectos de Construcción, Rehabilitación y Demolición
  • Normativa asociada

Proyecto Asignación y Gestión de Espacios

  • Criterios para la Asignación del espacio (puesto de trabajo, espacios compartidos, garajes…
  • Diseño e Implantación de Puestos de Trabajo y áreas comunes
  • Criterios para el uso de los espacios asignados y comunes
  • Traslados
  • Control de la Ocupación

Proyecto Instalaciones FM

  • Gestión y Operación de las Instalaciones
  • Mantenimiento, Limpieza y Jardinería
  1. Proyectos de Servicios

Proyecto de Servicios Energéticos

Proyecto Gestión Documental y Archivo

  • Espacio personal y departamental de Archivo
  • Archivo Electrónico
  • Recepción y distribución de la documentación

Proyecto Gestión de la Flota

  • Criterios de Asignación de vehículos
  • Perfiles de vehículo por actividad
  • Modalidades de Contrato y Seguro
  • Procesos de Licitación y Renovación
  • Gestión de Incidencias
  • Seguimiento de la actividad (Rutas, km, consumos, horario, costes unitarios y globales…)

Proyecto Gestión de Viajes

  • Criterios para solicitud y asignación de billetes
  • Modalidades de Gestión
  • Gestión de Incidencias
  • Seguimiento de la actividad (nº viajes, rutas principales, costes unitarios y globales, noches de hotel, coches de alquiler…)

Proyecto Restauración

  • Modalidades de servicio y contrato
  • Variedad y Composición de los menús
  • Sistemas de pago y control económico
  • Gestión de Incidencias y seguimiento de la actividad

Proyecto otros servicios

  • Gestión del Aparcamiento
  • Gestión de las Salas de Reuniones
  • Servicios personales
  • Transporte de Personal….

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  1. Proyectos Seguridad

Proyectos Seguridad Física

  • Instalación contraincendios
  • Instalaciones de vigilancia perimetral
  • Control de accesos a personas, vehículos…
  • Sistemas de Detección de Presencia…

Proyecto Vigilancia

  • Definición del Servicio y contratación
  • Gestión y Control de la Vigilancia
  • Planes de Emergencia y evacuación

Proyecto Seguridad de la Información

  • Planes de Seguridad y Control del Fraude
  • Sistema de Inteligencia
  • Plan de Seguridad de la Información.

Los 25 profesionales de FM que trabajamos en la Comisión Research de IFMA España nos proponemos construir a través de la investigación esta “Catedral de FM Research” de manera que compartiendo nuestro conocimiento y experiencia, sin ponerle “puertas al campo” como otros/as pretenden para seguir en su posición, algún día alguien pueda decir…… “La Catedral está construida, ahora ya pueden venir los Facility Managers a visitarla y aprovechar el conocimiento que estos profesionales han puesto al servicio de todos”.

La Comisión está abierta a la participación de todos aquellos interesados en su actividad investigadora tal como hicimos el pasado 17 de Mayo en el Taller de Research – Retos actuales y futuros del FM” en Vodafone, donde hubo conclusiones muy interesantes, que estamos analizando y publicaremos desde la Comisión.

Podéis contactar directamente con nuestra coordinadora, Mariana Galliano, en el email: research@ifma-spain.org.

Mi reflexión final es que hablar de la “Gestión del Cambio” en FM es síntoma de que hemos estado quietos durante los pasados años hasta hoy, es decir, que no hemos estado, ni estamos, en continuo movimiento y evolución al habernos dedicado a ponerle “puertas al campo” de FM………… quizás porque faltó la referencia de “La Catedral de Facility Management”.

Gonzalo Montoya García

SCM FM – Airbus

Junta Directiva IFMA España

Director de la Comisión Research.

One thought on “La Catedral de Facilty Management

  1. F.L.GARCIA AHUMADA dice:

    Buenos días:
    Me parece una oportuna reflexión y también el nombre elegido de catedral, oportuno puesto que como activo físico debe de tener su propio modelo de gobierno que gestionaba los servicios que se daban en las catedrales. De otro en la catedral residía el obispo. Entiendo que en el lenguaje utilizado se utiliza como sede del conocimiento del FM. Pero creo que hay que darle un contenido adicional y es que esparza la doctrina de la insatisfacción permanente que nos permita avanzar en la innovación. Por tanto creo que necesitaríamos algo parecido a un mirador que nos permitiera otear el futuro, pero sobre todo hacer del mundo del FM un atractor para el talento. Por tanto creo que el grupo de Research como su propio nombre indica tiene como misión la reflexión sobre la situación actual, pero a esa reflexión creo que sería de utilizar la capacidad prospectiva. No olvidemos la velocidad de los cambios que demanda nuestra sociedad.

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