MEDICIÓN DE LA OCUPACIÓN Y UTILIZACIÓN DEL ESPACIO

Después de los costes salariales, la disposición de espacios de trabajo es, probablemente, el mayor coste para cualquier organización. Es por ello, que hay que ser especialmente cuidadoso a la hora de determinar el espacio de trabajo necesario y su tipología.

Muchas veces, con el afán de ahorrar costes, se tiende a minimizar el espacio de trabajo, lo que puede acarrear problemas de eficiencia y productividad o un entorno de trabajo incómodo que conduce a la insatisfacción de los empleados. Por otro lado, disponer de espacio sobrante implica malgastar el dinero en arrendamientos e incurrir en gastos operativos innecesarios.

Estamos inmersos en un mercado increíblemente competitivo que exige disponer de un entorno de trabajo optimizado y eficiente. Si el espacio de trabajo puesto a disposición por la empresa no se ajusta a la demanda real o está sobredimensionado, los resultados operativos se resentirán.

Por tanto, la cuestión es, cómo dimensionar y planificar el espacio de trabajo acorde a la demanda actual y evolución futura.

La Ocupación del Espacio de Oficina

La ocupación del espacio de oficina hace referencia al número de personas en una oficina en un período de tiempo dado. Conocer esta métrica es importante porque determina cuánto espacio se necesita realmente para dar soporte al personal.

En general, cada empleado requiere de entre 8 y 14 metros cuadrados de espacio utilizable de oficina. Por supuesto, la naturaleza del trabajo de cada empleado especificará el tamaño y tipología del espacio.

Aunque en un principio parece sencillo, para el facility manager no resulta fácil determinar con precisión la cantidad de metros cuadrados por empleado, sin primero conocer la verdadera ocupación del inmueble. La movilidad y el teletrabajo, dificulta enormemente identificar el espacio realmente ocupado y medir su utilización, lo que hace casi imposible dimensionar y planificar el espacio acorde a las necesidades reales.

La Utilización del Espacio de Oficina

La utilización del espacio de oficina se refiere a la frecuencia con la que se utiliza un espacio, quién lo usa y por qué está siendo utilizado. Conocer esta métrica es importante porque ayudará a conocer la demanda de espacios y mejorar su planificación, así como, determinar sí el espacio está siendo utilizado eficientemente y acorde a los objetivos actuales y futuros de la organización.

 

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Por qué son importantes ambas métricas

No es posible dimensionar y planificar el espacio sin datos fiables y objetivos sobre quién, cómo y cuándo se está ocupando y utilizando el espacio. Estas dos métricas permiten determinar los requerimientos de espacio de la organización. Ahora bien, no se puede obtener con precisión una métrica sin la otra.

Pongamos que estamos tratando de averiguar el porcentaje de ocupación de un inmueble con capacidad para 3000 empleados, pero que actualmente sólo emplea a 2000 personas. Al dividir el número de empleados actuales (2000) por la capacidad del inmueble (3000) obtenemos un porcentaje de ocupación del 66,66%.

Parece bastante simple, ¿cierto? Pero esta métrica no es tan significativa como se podría pensar.

Como se mencionó anteriormente, en muchas empresas sólo una fracción del personal total de la organización permanece durante toda la jornada laboral en su puesto asignado. Lo que significa que la utilización efectiva del espacio juega un papel importante en la verdadera métrica de ocupación. Sin entender cómo se utiliza el espacio, la métrica de ocupación se convierte en una suposición en lugar de una medida a tener en cuenta.

Cómo determinar con precisión ambas métricas

Algunas consultoras, analizan la ocupación de los espacios de trabajo anotando en un bloc la asistencia, lo que la gente está haciendo y donde, etc. Este método es caro e impreciso ya que solo se muestrea la utilización del espacio en varios momentos en el día, y durante unos pocos días del año. Hoy la tecnología proporciona herramientas que nos permiten identificar, durante todo el tiempo, si el espacio de trabajo (puesto de trabajo, sala de reunión, bubble, etc.) está o no ocupado. Esta tecnología junto con un software de gestión de espacios permite atender la demanda de espacios de trabajo, así como, realizar un seguimiento de la actividad y disponer de un análisis detallado sobre cuántos ocupantes utilizan el espacio de trabajo a lo largo del día, donde pasan más tiempo y cómo utilizan los diferentes espacios.

A partir de esta información, puede determinarse si el espacio se utiliza de manera eficiente, si las necesidades de los empleados están siendo satisfechas y si existe la oportunidad de adaptar o reducir el tamaño del espacio de trabajo para aumentar la productividad o disminuir el coste.

Cuanto más se sepa sobre la forma en que se utiliza el espacio de trabajo, mejor se puede planificar para el futuro.

Potencial de Ahorro

La matemática es simple: pasar de la proporción de 1:1 (un puesto para todos) a 1,3:1 (1,3 personas por puesto) representa un ahorro potencial de 30% en base a:

  • la reducción del coste por empleado (a través de mejores ratios puesto/empleado),
  • la liberación o reacondicionamiento y subarrendamiento del espacio excedente, y
  • la reducción de los costes energéticos mediante la “condenación” del espacio vacante.

La combinación de sensores de ocupación y software de gestión de espacios permite determinar la utilización del espacio en cualquier nivel de la jerarquía organizacional (por ejemplo, división, departamento, equipo, etc.) y así crear relaciones de puestos de trabajo óptimos. Esto no sólo sirve para establecer el ratio inicial de puesto/persona, sino también para la optimización continua del espacio de trabajo puesto a disposición, en base al uso real.

En definitiva, por menos de 1 €/espacio/semana, hoy los facility managers tienen la oportunidad de aprovechar la sensorización del puesto de trabajo, salas de reuniones, etc. para comprender mejor la ocupación y utilización del espacio de trabajo y, de esta manera, dimensionar, planificar y gestionar de forma eficiente el entorno de trabajo.

 

Roberto Rojas Gallego

Director General

ARCHIBUS S. C. SPAIN, S.A.

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