¡Quiero ser FM! – ¡Cuidado, que aquí nos la jugamos…!

¡Cuidado, que aquí nos la jugamos…!

 
El Análisis y Valoración de Actuaciones viene en nuestra ayuda cuando tenemos que evaluar un proyecto o seleccionar una alternativa entre varias, o explicar al resto de la organización la necesidad de acometerlo, o verificar si las expectativas iniciales se han cumplido, etc.
Es decir, se trata de una herramienta de gestión que, cuando finalmente esté debidamente testeada, nos va a ser de gran ayuda en los dos aspectos antes comentados: nuestra propia gestión y la comunicación con el resto de la organización. No es el objeto de este artículo describir en detalle la herramienta, pero vamos a tratar de resumirlo en pocas palabras.

 
En primer lugar, para facilitar el análisis y buscando la manera de sistematizar el mismo clasificamos todas las actuaciones en seis tipos:
•    Entorno físico
•    Servicios
•    Interfaz con el Negocio
•    Procesos Internos
•    Cadena de Suministro
•    Estrategia y Planificación

 
Ahora bien, el primer problema al que nos enfrentamos es que no existe una manera de sistematizar el proceso directamente por tipo de actuación, sino que depende siempre de la alternativa concreta que se analiza. Para poner un ejemplo, no es lo mismo moverse a un nuevo edificio en el centro de la ciudad que irse a la periferia.

 
Para solucionar este problema hemos recurrido a los Factores de Impacto y sus componentes, los Aspectos a Considerar. Es decir, ya que no podemos valorar directamente el tipo de actuación, buscamos aquellos factores comunes a las actuaciones del mismo tipo que realmente impactan en los Parámetros de  valor añadido.

 
De esta forma se ha obtenido una matriz con los Factores de Impacto de todos los Tipos de Actuación. Esta matriz nos permite sistematizar el análisis de la Actuación, evitando que olvidemos aspectos clave en el mismo. La forma de proceder para analizar un proyecto será la siguiente:

 
•    Si es necesario, se descompondrá el proyecto a valorar en Actuaciones elementales que se puedan clasificar en uno de los seis tipos de actuación. De esta forma también podemos aflorar actuaciones que se derivan de las principales, pero que no están explicitadas y no siempre son obvias, pero que pueden tener un impacto en el Valor Añadido global del proyecto.
•    En base a estas actuaciones elementales, se seleccionan los Factores y Aspectos afectados por dicha actuación, descartando los que no están afectados. Por ejemplo, si no cambiamos de edificio, podemos ignorar los Aspectos relativos al Factor de Impacto de Ubicación.
•    Una vez construida la matriz del proyecto, que solo contiene los aspectos realmente afectados, se procede a valorar cada uno de ellos para los 12 Parámetros del valor añadido, con una escala que va desde +3, impacto positivo muy significativo, al -3, impacto negativo muy significativo, pasando por el cero, sin impacto apreciable.
•    Esta escala se ha traducido a una gama de colores, por lo que de esta valoración se obtiene una primera visión de los “puntos fuertes” del proyecto, es decir, donde el proyecto realmente aporta más valor, y de los “puntos débiles”, donde nos podemos encontrar con problemas que habrá que gestionar.
•    Finalmente, si sumamos todas las puntuaciones para cada uno de los doce parámetros, se obtiene un gráfico de radar que visualiza de forma muy gráfica y fácil de interpretar el impacto en cada parámetro.

 
En estos momentos, esta metodología está definida y solo está pendiente de completar la definición de la escala de valoración, que ya está avanzada, y su chequeo con casos reales de las empresas miembros de IFMA.

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