Subastas electrónicas

¿Cómo y/o cuándo considera usted que deber ser usadas las herramientas de subasta electrónica?

En medio de la sociedad de la información y la comunicación, los avances en tecnología están ayudando a simplificar o agilizar muchos procesos y el sector de los servicios, no podría ser la excepción. Desde hace unos años encontramos que las subastas electrónicas y en especial, las inversas, se han convertido en una herramienta en la que cada vez más empresas confían, tanto públicas como privadas, de cara a conseguir precios cada vez más ajustados por los servicios que sacarían a concurso, básicamente por los efectos de la crisis económica en donde el factor predominante era la reducción de costes, no de tener un servicio de calidad.

Previo de este paso final, debe existir un riguroso proceso de selección y evaluación de proveedores y de sus ofertas de servicios, lo que llamamos en Facility Management el proceso de las tres “R” (RFI, RFP y RFQ), para que siguiendo esta metodología, se asegure que a la fase final, llegan a los mejores, o por lo menos los más adecuados para la acción que se requiera. Pero no solo los proveedores deben ser profesionales, el cliente contratante, debe hacer previamente una tarea muy minuciosa, incluso antes y durante el proceso de sacar el o los servicios a oferta ya que debe definir y conocer muy bien lo que va a ofertar, los requerimientos mínimos, el cumplimiento de normativas, según su histórico y experiencia profesional, saber el coste real mínimo del servicio que licitará y su coste e imprevistos y contingencias que puedan surgir durante la prestación del servicio e incluso, haber acordado con cada uno de ellos un nivel de servicio óptimo, que posterior a su adjudicación y puesta en marcha, se seguirá evaluando con el ánimo de asegurar la calidad en la prestación y facilitar posteriores procesos de mejora continua, sin este trabajo bien hecho, salir a concurso y más mediante una subasta electrónica, podría llegar a convertirse en un problema. En alguna ocasión escuché un dicho bastante acertado al respecto, sería como comprar un sueño para gestionar una pesadilla.

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Incurrir en un proceso de subasta electrónica sin tener esta información muy detallada puede incurrir en problemas durante el proceso de licitación y arrastrar problemas hasta la selección final, corriendo el riesgo de seleccionar a una empresa que no va a poder cumplir con lo requerido o bien que por hacer una baja en el coste, no sea capaz de cumplir con lo que tenga que realizar.

Estos ejemplos los encontramos en el mercado de forma recurrente dado que esta fase de estudio previo no se realiza correctamente y al cabo de algunos meses comienzan a saltar todas las alarmas, sobre la calidad en el servicio, en cobertura, cumplimiento de normativas y aspectos técnicos, alineación con la estrategia del departamento de FM y por consiguiente de la Organización y alcance, en cumplimiento de aspectos legales, en disponibilidad, entre otros y todo ello conllevaría a que la empresa cliente se vería en la necesidad de rescindir o apañar de la mejor forma posible el contrato, realizar penalizaciones si corresponde y en la mayoría de veces, tener que repetir el proceso desde el principio, con los consiguientes sobrecostes y pérdidas de tiempo y cobertura de los servicios. Hay que tener en cuenta, muy en cuenta, que este tipo de problemas no se soluciona a la mañana siguiente, suele conllevar un fuerte impacto negativo en la actividad de la organización ya que un proceso de este tipo, bien hecho, tarda su tiempo y luego la puesta en marcha de la actividad del proveedor, suele tardar otro tanto más.

Uno de los problemas de las subastas es la igualación de la calidad de los diferentes ofertantes, en caso de tener una heterogeneidad de proveedores, puede ser interesante poder incorporar sistemas como los que se utilizan en torneos deportivos, tales como hándicap o modelos similares como los que se utilizan en los torneos de golf para que todos los proveedores, teniendo en cuenta una serie de valoraciones jueguen en igualdad de condiciones y en donde el precio se convierta en una variable más.

Hernando Gutierrez
Gerente
IFMA España

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