EL VALOR DE LA INFORMACIÓN EN FM

La ingente cantidad de información de gestión que podemos gestionar con la tecnología actual nos facilita enormemente tomar decisiones bien fundamentadas. Sin embargo, una toma de decisiones eficaz requiere de un rápido acceso a información verdaderamente relevante, estructurada y normalizada.

La clave es determinar qué datos son relevantes

Para establecer qué datos son los más importantes a la hora de tomar decisiones, en primer lugar, hay que determinar, claramente, cuál es la misión principal del equipo de gestión de inmuebles para cada uno de las áreas de gestión (activos, espacios, mantenimiento, energía, personal, costes, etc.). A continuación, hay que establecer qué métricas deben adoptarse para dirigir la misión y, por tanto, disponer de KPIs que posibiliten cuantificar el progreso en la gestión y que fundamenten las decisiones a tomar.

Supongamos los siguientes ejemplos:

1º Ejemplo

Se ha comprobado que el coste de mantenimiento del equipo de tratamiento de aire en el edificio se ha incrementado de manera constante en los últimos cinco años. Ha llegado un momento en que no hay más recursos disponibles para acometer el mantenimiento de equipo de tratamiento de aire como hasta ahora. Por lo tanto, es necesario buscar cómo disminuir este coste. Hay dos indicadores que nos pueden ayudar a determinar el origen de estos costes: la analítica de los principales problemas del equipo y la relación entre el mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo acometido.

El análisis de los principales problemas encontrados en el equipo nos ayudará a determinar si existen problemas que se repiten con regularidad como, por ejemplo, la necesidad de reemplazar los rodamientos del ventilador. El análisis de la relación entre el mantenimiento preventivo y correctivo ofrece una visión más general sobre la naturaleza de coste de mantenimiento, ya que un creciente mantenimiento correctivo, puede estar derivando en un aumento del coste de reposición de piezas, el aumento de los costes de horas extras y el incremento de tiempo de inactividad.

Para el cálculo de estos dos indicadores de gestión, es necesario que se creen y registren todas y cada una las órdenes de trabajo asociada al equipo con la información necesaria: los códigos de problemas y tipos de trabajo debidamente clasificados, horas requeridas y coste de realización del trabajo, etc.

 

 

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2º Ejemplo

La Dirección, dentro de su política de sostenibilidad, fija como objetivo corporativo reducir el consumo energético en un 20 por ciento en los próximos cinco años. Aunque se ha estudiado en detalle las facturas energéticas, se necesita un análisis más detallado para establecer un plan que garantice el cumplimiento del objetivo marcado. Para ello, el gestor energético considera el uso de contadores y sensores específicos para la medición de consumos de sistemas y equipos. Toda la información proveniente de los contadores y sensores deberá ser compilada acorde a las métricas establecidas.

Para determinar las métricas, primero será necesario conocer qué tipos de sistemas de calefacción y refrigeración están instalados en el edificio. En segundo lugar, determinar el nivel de detalle que se requiere informar con las métricas. Así, por ejemplo, para algunas instalaciones puede ser mejor monitorizar el consumo total de energía consumida en refrigeración en kilovatios por metro cuadrado y año, o registrar el consumo máximo (pico de energía) en vatios por metro cuadrado bruto. Sin embargo, para otras instalaciones, puede ser más deseable monitorizar el consumo energético de cada equipo, como por ejemplo registrar en el tiempo el consumo energético de cada equipo de aíre acondicionado. Independientemente del nivel al que se definan los KPI, es importante empezar por el seguimiento de unos pocos y añadir nuevos indicadores en función de las necesidades que se presenten en el proceso de toma de decisiones.

Determinar los KPI en función de la misión de la gestión de inmuebles, facilita que se registren realmente los datos relevantes para la gestión, permitiendo por tanto que los limitados recursos disponibles se utilicen, en primer lugar, para registrar los datos básicos para la toma de decisiones.

Igualmente, a la hora de codificar y clasificar la información de los activos físicos, puede ser útil utilizar normas (estándares) como Uniformat, MasterFormat o Uniclass, o bien, normas como COBie que sirven de guía a la hora de determinar que datos son necesarios registrar por cada activo, en relación a la gestión de mantenimiento y el cálculo del coste total de propiedad.

Uso de la tecnología para apoyar la toma de decisiones basadas en datos

Es común que muchos gestores usen hojas de cálculo para compilar datos y obtener las métricas necesarias, pero el uso de hojas de cálculo suele ser limitante, requiere de horas de trabajo para generar informes y, sin duda, resulta complicado rastrear la fuente de los datos introducidos.

La industria del FM está en un estado de constante de cambio debido principalmente a los avances en la tecnología. Adoptar un enfoque proactivo al considerar cuidadosamente el papel de las normas, procesos y KPIs. Hoy en día hay más información disponible que hay tiempo para procesarlo. La aplicación de las recomendaciones en este artículo puede ayudar a superar este desafío, impactando positivamente en la cuenta de resultados.

 

Roberto Rojas Gallego
Director General
ASC Archibus Solution Center

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